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ITトレンドレポート

進化するグループウェア

ITトレンドレポート

今回は、日頃すごくお世話になっているけれど、あまり知らない「グループウエア」から話を始めます。

グループウエアとは、社内メール、テレビ会議システム、電子掲示板、スケジュール管理など、グループでの協調作業を支援するためのソフトウェアの総称です。

■業務に密接に関わるようになったグループウエア

今ではパソコン業務で毎日お世話になっているグループウエアですが、その歴史はそれほど長くなく、一般的に利用されるようになってまだ20年といったところ。

パソコンが普及し、一人に一台というような環境が整いだしたのに伴い、情報の共有化が盛んになっていき、グループウエア市場も活気づきました。

技術の進歩によってグループウエアの種類は増え続けており、近年では社内業務の中で相当な数のグループウエアが利用されています。

会議室予約、備品予約、社用車予約などリソース管理系のシステムもあれば、総務や経理関係のワークフローシステム、営業日報などの報告書・勤怠管理システム…。また、基幹システムと連携して商品管理や受発注の際にデータ参照や入力の窓口としても使われています。

ここまでに挙げた例を取ってみても、日々の業務でグループウエアの利用率はかなり高いことがわかるでしょう。

■進化し続けるグループウェア:SNSへの取り組み

そんなグループウエアの世界ですが、今、過渡期を迎えていると言えます。グループウェアの世界も20年が経過し、成熟期に突入しており、ある意味“壁”に直面しているのです。

この壁を越えて、企業に新しい力を与える方法として捉えなおそう!という流れのなかで出てきたのが「コラボレーションツール」という考え方です。

その代表的なものとして社内SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)への取り組みがあります。SNSを活用することによって、組織や地域、また、社員・社外の関係者・顧客の壁を超えて力を集めることが可能になります。

ひとくちに社内SNSと言っても非常に幅広く、各機能やサービスをどのようにして企業活動へ取り入れていくかは模索の段階と言えるでしょう。現時点で社内SNSを活用しきれている企業はまだそれほど多くありません。

SNSと聞くと、FacebookやTwitterなどが代表例ですが、これは主にプライベートでの利用がさかんです。社内SNSとしては、YammerやChatterというものがあります。

ただ、社内SNSを導入しているだけでは、「人同士のつながり」を活かせている とは思いません。SNSができるのは「人々のつながりを深め、力を集め、活かす」こと。

これを企業活動で最大限に利用するにはどうしたらいいか?今後、さまざまな例を用いて考えていきたいと思います。

次回は、みなさんもよく利用されているであろう「メール」を例にコミュニケーションツールについてご紹介していきます。

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