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ITトレンドレポート

電子掲示板・電子会議室

ITトレンドレポート

■情報伝達の効率化
私達は働いていく中、日々様々な連絡や報告を行っています。
この情報伝達の部分は、コラボレーションツールを導入するととても有効な部分です。

昔の社内伝達方法は、紙による回覧や壁への掲示でした。

その後メールでの一斉通知が利用されるようになり、
今日では電子掲示板を使って一斉に全国、全世界に発信することが
できるようになりました。

社内全員に伝達するのに数日かかっていたのが、コラボレーションツール導入後は、
数時間でほぼ全社に伝わるようになり、効果は抜群です。

■時間と場所を超えて
また、一方通行の掲示だけではなく、皆で話し合いができるような
双方向の電子会議室(ディスカッション)も用意されるようになり、
場所や時間に縛られずに話し合いができるようになりました。

あるお客様では、全国の支店・営業所から営業マンが本社に集まって研修を行っています。
研修は数日で終わり、集まった営業マンは地元に戻ります。
昔はそこで別れたらその後の交流はありませんでした。

しかし、コラボレーションツール導入後は、それぞれの現場に戻った後も
お互いに困ったことや新しいアイデアなどを
電子会議室上で相談したりできるようになったそうです。

このように場所と時間を超えて人々のつながりを支援できるのが
コラボレーションツールの本領だと思います。
私がコラボレーションツールを扱うこの仕事が好きな理由でもあります。

Business Network

■情報の取捨
但し、ツールを導入してもそれで終わりというわけではありません。

例えば、企業によっては営業日報などの報告書を日々入力しています。
本来ならば現場の生の声、日々の動きを上司や同僚と共有するためのものです。
しかし、ただ単にすべての情報を流していては、逆に膨大な量に埋もれてしまいます。

読んでもらえないとなると内容が疎かになりがちになり、
そのため更に読んでもらえなくなる という悪循環に陥ります。

そうならないためにも、皆で共有した方が良いと思われる情報と、
そうでない情報を選別できることが必要です。

■コラボレーションツールの模索
この分野は、まだまだこれからのところがありますが、様々な方法が模索されています。
「いいね」の多い情報を優先するのもその一つです。

他にも Web 広告技術を応用して、利用者一人ひとりに
最適な情報を識別して表示する方法も考えられます。
同じサイトを見ているのに、私と友達では、出てくる広告が違う!って経験ありませんか?

それは、「パーソナライズ」という手法を用いて、ネット利用時に提供した
自分に関する情報(性別や年齢や過去の検索記録や行動記録など)に基づいて、
最適化された広告が出ているのです。

パーソナライズ

コラボレーションツールの導入に際しては、表示する情報について、
きちんと設計されたツールを選ぶ必要がありますね。

表示する情報については、ツールを活用してから
見直し・再設計ができれば、さらに好ましいと思います。

今まで6回に渡ってコラボレーションツールの簡単な歴史と背景について話をしてきました。

次回以降は、企業内ソーシャル(エンタープライズソーシャル)という考えのもと
コラボレーションツールがどのように変わっていこうとしているのか?
について話をしていきたいと思います。

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