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ITトレンドレポート

スケジュール

ITトレンドレポート

皆さんはスケジュールと聞いて何を思い浮かべるでしょうか?
自分自身や上司・同僚の予定がまず思い浮かぶと思います。
この他にも部署や社内行事、会議室や備品、社用車などの予約も含まれるでしょう。

■スケジュール管理 電子化以前

昔は、それぞれの予定をホワイトボードや紙に書いて壁に貼ったりしていました。
近くにいる場合は見やすくて良いのですが、離れると全くわからないのが欠点でした。

同僚の予定を見たい!と思いホワイトボード前へ、
会議室を予約したい!と思い総務部前のノートに記入しに…

これでは不便だ。ということでこの点を改善する目的で
スケジュールも電子化が進み、副次的なメリットが生まれました。

■電子化によるメリット:「連携の容易さ」「変更対応の容易さ」

例えば、会議室を予約すると参加者へ出席・欠席確認のメールが送信され、
個人のスケジュールに予定が登録されます。

予定を入力する際に「来客あり」としておけば、
受付の方に自動で連携することも可能になりました。

この仕組があると受付の方は、いつ、誰が、誰宛に訪ねてくるのか?
どこの会議室にご案内すれば良いのかを前もって把握でき、
結果としてお客様を気持ちよく迎えられます。

もし来客時間の変更があっても予約を変更すれば反映されるので、
毎回受付の方に連絡する必要はありません。

他にも外出中に自分の予定を変更したり、他の人の予定を確認できることで
会社へその都度電話をかけなくて済むようになりました。

情報伝達

スケジュールの運用で重要なことは、皆が予定をきちんと入力することです。
入力していない人がいるようでは、結局使われなくなってしまいます。

そのためには閲覧や入力が手軽にできる環境を用意する必要があります。
スマートフォンやタブレットから利用できれば気軽に確認できて便利ですよね。

■ツール選定時のチェックポイント

コミュニケーションツールを選定する際、
海外製のツールを検討範囲に含めることも少なくないと思います、
その際に注意事項があります。

海外製のコミュニケーションツールを検討する際には、
スケジュール機能が要件を満たしているかどうかがチェックポイントです。

海外製品のコミュニケーションツールは、個人のスケジュール機能は豊富ですが、
複数人のスケジュール表示は苦手です。
そもそも海外 では、日本のように、日本では部署全員のスケジュールをまとめて見たい
(ホワイトボードのイメージ)という要望が強くありません。

もし、求めている機能が足りないようでしたら拡張機能や
別製品との併用も視野にいれましょう。

行動予定表

チームでスケジュールを上手に管理して、スムーズに仕事を進めましょう。

次回は、通達などの電子掲示板や電子会議室などの情報伝達について話をしたいと思います。

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