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ITトレンドレポート

コミュニケーションツールの進化

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■メールに依存しすぎていませんか?

情報伝達で大きな部分を担っている、メール。毎日、メールボックスにはたくさんのメールが届きますよね。社内連絡、お客様から、業務の関係者、はたまたダイレクトメールなど。。。

外出や休暇で2、3日メールボックスのチェックを怠ると大量の未読メールにげんなりしてしまいます。

Portrait of beautiful executive working on computer at office

メールでないと困ることもありますが、コミュニケーションを取るためのツールは他にもあります。

■より早く、より手軽に

例えば、簡単な連絡や確認など、すぐに連絡を取りたい場合には、在席状況も確認できるチャットや、マイクロブログ(Twitterのようなつぶやき機能)といった手軽にメッセージをやりとりできるツールがおすすめです。

資料の配布や管理、情報共有には、グループで利用できるサイト機能(Wikiやコミュニティ)。
これなら毎回メール送信の度にアドレスを打ち込む手間などもありません。

また、アップロードされた資料は見るだけでなく編集することもできます。メールだと、送信者から受信者への一方通行なので、ちょっとした修正に何度もやりとりをしなければならない時がありますよね。

ただ、これらのツールが有効に機能するためには、メンバーがフレキシブルに情報にアクセスできる環境(=SNS/ソーシャル・ネットワーキング・サービス)が必要です。

職場の自分のパソコンでしか連絡や情報にアクセスできなければ、柔軟なコミュニケーションは実現しにくいでしょう。

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどからも手軽にアクセスできる環境やルール(特にセキュリティ!)が重要で、それを叶えるのがSNSです。

■企業向けSNSを体験してみよう!

Young pretty woman using her universal device

企業向けのSNSはすでにいくつも販売されています。多くのサービスでトライアル利用ができるので、一度、実際に使ってみて、新しいコミュニケーション手段を体験してみてください!

<主な企業向けソーシャル・ネットワーキング・サービス>
・Salesforce「Sales Cloud」

・Microsoft「Yammer」

・IBM「IBM SmarterCloud for Social Business」

・サイボウズ「サイボウズ Office」

・サイボウズ「サイボウズ Garoon」

■ 追記 カンファレンス参加レポート in Orlando

今年もアメリカ・フロリダ州オーランドでIBMの展示会「IBM Connect 2014 (旧 Lotusphere )」が開催され、私も参加してきました。

そこで、IBMが開発中の次世代メール製品「IBM Mail Next」が紹介されていました。まだまだ開発中で、どのようなものに仕上がるのかは未知数ですが、ソーシャルに重点を置いた機能デザインやUI(ユーザーインターフェース)を採用しているようです。

mail_next1

上段には、顔写真が並んでいます。右上の数字は未読数でしょうか?
中段には、スケジュールや会議の情報が表示されています。
下段には、タスクなどがカード形式で表示されています。

mail_next2
顔写真にカーソルをあわせるとメールやチャット、会議招集などのアイコンがまわりに表示されます。また、そのユーザーからのメール一覧が画面に表示されています。

実際の使い勝手や市場の反応など気になることは多いですが、メールという分野に変化をもたらしてくれそうな期待感があります!

次回は、「ファイル共有」についてご紹介します。

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