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ITトレンドレポート

こんなに便利!ファイル共有機能

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PDF、Excel、Wordなど、日々の業務でファイルを関係者と共有することはひんぱんにありますよね。やりとりの方法として、メールにファイルを添付して送付している方は多いでしょう。

しかし、送信した後に、ファイルの中にちょっとした誤字・脱字が見つかり、それを直すためだけに何度も送り直すことってありませんか?ちょっとしたことだからこそ、何度も送り直す手間が意外とわずらわしいものです。
メール誤送信

これが、共有フォルダを利用していれば、手軽に済みます。共有フォルダのデータを更新して、「修正したので確認をお願いします」と一斉メールすれば終了です。

このように共有フォルダは便利ですが、所属が違う人とは共有できないという難点があります。

これを解決するのが、「グループウエア」です。

下図は、とあるグループウエアのファイル共有機能を使って、お客様への提案資料を、同僚と共有した場合のイメージです。

ファイルの共有の例

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このシステムの中にはいろいろと便利な機能があります。

◎その1:バージョン管理機能

最新のファイルは勿論のこと、変更前のファイルも管理することができます。もし、「先週に削除した箇所をもう一度確認したい」といった状況になっても確認できるのです。

◎その2:コメント機能

ファイルの説明や注意、補足、意見などを書き込むことができます。コメント履歴が残っていれば、他の人が後からみてもそれまでの経緯が理解しやすいですよね。

◎その3:情報漏えい対策

もし、(仮にですよ!)「間違ったアドレスにメールを送ってしまった!」なんていう時でも、ファイルの共有システムのアクセス権が働くので関係者でない人の侵入を防ぐことができて安心です。

◎その4:分類のしやすさ&探しやすさ

共有フォルダでは、フォルダごとに分類します。ただし、どれかひとつのフォルダを選んで保存することになります。

例えば、○○商事へ提案した、△△プロジェクトへの□□製品の提案資料を探す場合、

「○○商事」フォルダを探せばよいのか?それとも「△△プロジェクト」フォルダか?はたまた「□□製品」フォルダか?それぞれを覗いて確認しなければなりません。

これが、グループウエアでファイル共有をしていれば、複数のキーワードで紐付け(タグ)しておくことができ、探しやすいです。

◎その5:フォロー機能

フォローしておくとファイルの情報に変更があったときに知らせてくれる機能があります。これを使えば、変更に素早く気付くことができますし、最新のファイルがないかを毎回確認する手間が省けます。

◎その6:「いいね」などの評価機能

「いいね」機能は、小さな機能ですが、私は非常に効果的な機能だと感じています。「いいね」と言ってもらって、うれしくない人はいません。

「苦労したけど作成してよかった!」「自分の作成した資料が人の役に立った!」「次もがんばろう!」…ファイルを作成した人はそんな風に思うはずです。

「いいね」は情報発信を活発にする仕組みとして効果的ですが、それ以上に、働く私たちの気持ちをハッピーにするとても素敵な仕掛けだと思います。

これまで挙げた6例の他にも、誰がダウンロードしたのかがわかる機能などもあります。

一度、自分たちのファイルの共有方法を見直してみてはどうでしょうか?ちょっとした工夫が仕事のしやすさに変化をもたらすこともあります。

もし、現在すでにグループウエアを導入されていて、「いいね」ボタンが存在するのに活用されていないのであれば、役に立った資料に「いいね」を押してあげてください!その気持ちが伝わって、何か良い効果が生まれそうです。

次回は、ファイルの共有と同じくらい、企業にとって導入の効果が高い「ワークフロー」についてお話をしたいと考えています。

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