テレワークでがんばるシステムエンジニアのみなさん、こんにちは。コロナウィルスの感染拡大が始まってから1年が過ぎ、仕事のスタイルやペースがすっかり定着したという方が多いのではないでしょうか。
ちなみに、コミュニケーションツールは何を使っていますか？Web会議システムは、「Zoom」「Skype」「Microsoft Teams」「Cisco Webex」「Google Meet」が人気で、ビジネスチャットは「Microsoft Teams」「Chatwork」「LINE WORKS」「Slack」の利用者が多いようです。
ソルクシーズのシステムエンジニアに聞いてみると、「LINE WORKS」「Zoom」「Slack」が3大ツールです。お客様のテレワーク化が進み、オンライン比率が100%となっているプロジェクトもあり、会議の進め方もこなれてきているようです。
コロナ禍が続くなか、あらためてテレワーク時のやりとりについて、ソルクシーズの社員が心がけていることを聞いてみました。
第1回は、お客様とのコミュニケーションにおける工夫をまとめてみましょう。Web会議をスムーズにするポイントは、「資料」「音」とのこと。対面の会議よりも、事前準備の重要性が高まったと感じているシステムエンジニアが多いようです。
「メモレベルでもいいから必ず資料を用意する」
「会議の目的やゴール、決定事項が曖昧にならないよう、『いつ』『誰が』『何を』『どうする』をはっきりさせるようにしている」
オンラインは、相手の表情や雰囲気が把握しづらいので、明快なアジェンダと話し方を心がける必要があります。「誰が何分話す」「検討の論点、決定すべき事項」など、タイムキープとゴール設定を明確にするアジェンダを活用すると効果的です。
また、会議中に工夫していることとして、こんな声がありました。
「画面共有時に、今話しているポイントはここですとカーソルをクルクルさせて示したり、話しながらExcelのセルの色を変えたりしている」
「2人のミーティングでは、切断するタイミングで悩むことが多いので、お客様が相手でもはっきり “退出します” と言うようにしている」
いかに参加意識を高めるか、情報共有の密度を上げるかを考えると、議論のポイントの確認と、明確な意思表示が大事ということですね。お客様に対してはっきり言うのは難しいという方は、会議のルールとして共有するという方法もあります。
音については、ノイズ防止と聞き取りやすさという2つのポイントがあります。
ノイズ対策としては、「発言者と内容に応じてマイクのオン・オフをこまめに切り替えている」という声があり、意見を求めるときは必ず名指しするようにしている会議もあるようです。
聞き取りやすさについては、「はっきり」「ゆっくり」「シンプルな言葉で」といったあたりが共通の工夫です。「常に通信状況が悪いと想定して、とにかくゆっくり話すようにしています。そうすると、ブツブツ切れてもある程度伝わります」。
多人数の会議では、「論点とゴールが明快なアジェンダ」「わかりやすい資料」「シンプルなトーク」の3点セットが、より重要になってきます。
テレワークが増えて、人間関係を深めるのが難しくなったと嘆く人もいますが、「Zoomを活用するようになってから、お客様とも気軽に打ち合わせや会話ができるようになった」というポジティブな面もあるようです。
紹介したのは地道な工夫ばかりですが、これらを積み上げると会議の効率が大きく上がりますので、ぜひ試してみてください。
「テレワークのやりとり・気が利く工夫まとめ」の第2回は、上司やチームメイトとの会議やチャットの工夫を紹介します。
