テレワークがメインとなったシステムエンジニアたちは、お客様やプロジェクトメンバーとのコミュニケーションでどんな工夫をしているのでしょうか？
ソルクシーズの社員に、オンラインでのやりとりで心がけていることを聞いた「気が利く工夫まとめ」の第2回は、同僚とのコミュニケーションです。
アンケートを取ってみて、興味深かったのは、チャットとメールの文面について「意識して変える派」「変えない派」がいたことです。変えない派の主張は、「どんなツールを使うとしても、相手や話す内容は変わらない」。
一方、チャットとメールは別モノとする社員は、こんなことを考えています。
「メールでは文面を固めにして、LINE WORKSなどではくだけた表現をするようにしている。きつい印象を与えるかな、と気になる時は、言い回しが柔らかくなるように心がけている」
「チャットは速報性重視、メールは正確性重視。チャットによる業務報告の頻度を高めている。チャットは挨拶文なしで、長文NG。スタンプを意図的に使う。深夜や休日、お昼休みに相手に返事しなきゃと思わせてしまうのは申し訳ないので、避けるようにしている」
「少ない文字数で正しく伝わるように、書き方を工夫している」
チャットのやりとりを、対面のコミュニケーションやSNSのトーンに近づけようとしているのが多数派です。
総じて、「メールは今まで通り」「対面でのコミュニケーションをしにくくなったので、チャットとオンライン会議システムで補完したい」という交通整理がなされているようです。
チャットとメールの位置づけはそれぞれですが、全員一致だったのは「気軽にオンライン会議をするようになった」ことです。
「チャットで2～3回すれ違いがあったら、すかさずオンライン会議」
「文字で伝えづらいと感じたら、気兼ねなく音声でやりとりするようにしている」
「なるべく通話や画面共有ができるツールを使用して、認識違いをなくしている」
対面に近いコミュニケーションを大事にしているという声は、世代や役割を問わず共通していました。
開発のプロジェクトで一緒に働いている社員は、行き違いがないようにできるだけ明快に伝えるようにするという意識が高いのですが、マネージャーは必ずしもそうではないようで、こんな声がありました。
「伝わるだろうとポジティブに考えているのか、表現が雑な上司がいた。主語を明記してほしい、期限もはっきり書いてほしいと何度も話したら、ようやく改善してくれた」
なるほど。ビールのジョッキ片手のコミュニケーションが減った今、マネージャーはチャットスキルを高めておかないと、人望を得られないのかもしれません。テレワーク時代のコミュニケーションのあるべき姿について、30代の社員にまとめてもらいましょう。
「テキストだと残る。音声だと意思疎通が早い。それぞれのメリットがあるので、いかにうまく両方を活用するかが重要だと思うようになった。出社したほうが効率がいいと思いがちだけど、一緒にいると会話に頼りすぎてしまい、実はロスしてしまうこともあるんじゃないかと思う」
…ソルクシーズの社員が、いかに気が利くコミュニケーションをしているかを伝えたかったのですが、文章で雰囲気を感じてもらうのは難しいですね。この記事、チャットかビデオ通話でやり直してもいいですか？
