ソルクシーズ公認ブログ|ITエンジニアの仕事とキャリア紹介

ソルクシーズで働く人々

ライフハック:メールとメッセージ(その3)

ソルクシーズで働く人々

当社メンバーのライフハックの工夫について調査しているシリーズです。調査のきっかけについてはこちら

前回まではIT企業で働く従業員が「メールとメッセージ」を使うときにしている工夫を紹介してきました。この記事ではちょっと趣向を変えて、最近ビジネス活用が普通になってきた「コラボツール」※について紹介します。
※例としてchatwork(チャットワーク)をとりあげます。

chatworkの機能には大きく「チャット」「タスク管理」があります。それぞれの活用【生】事例を紹介します。

pixta_8674472_S_02

 

「チャット」はメールに比べリアルタイム性が高く、一度に送るテキスト数も少なめ。その性質から、使われる言葉も話し言葉に近く肩の力を抜いたやりとりが可能です。

まずは現物をご覧ください。当サイトの編集長:れいと「花のコンシェルジェ」「花のコンシェルジェ2」を担当していただいているグリンさんとのやりとりです。

 

●「顔マーク」を使ってコミュニケーションをスムーズに

 

ライフハック1

 

固いお仕事をされている方や中年以降の男性(の一部?)は「え?チャットで仕事?なんか遊んでるみたい」と思われるかもしれません。

でも注目していただきたいのは「リアルタイム性」です。やりとりしている日時(画像右端)をご覧ください。

当サイトの関係者には女性が多いので、チャットのやりとりに抵抗がないよう。顔文字マークなどを使ってコミュニケーションをスムーズにしています。

 

●「画像」を併用してわかりやすく

 

ほとんどのチャットツールではテキストだけではなく、ファイルも送れますので、言葉だけで説明できないときに画像で説明、とか便利な使い方ができます。

chatwork2ー修正

 

A1

 

●「タスク指示」は定型フォーマットを決めてさくさく

 

最初は「チャット」メッセージで助っ人:cozyさんに作業指示を出していたのですが、途中からコラボツールの「タスク管理」機能を使うようにしました。

理由は以下のとおり。

・「チャット(メッセージ)」だと古いものがどんどん流れていってしまい、タスク指示を見つけにくい
・作業者は作業が終わったら、タスクを選んで“完了”のアクションをするだけで「タスクを完了しました」というメッセージを送ることができる

さらにタスク指示の定型フォーマットを作り、指示にかける時間を最短にしています。

 

chatwork3

※赤と青の文字で書いた部分は、この記事の説明用に記載しています。
定型フォーマットには「タスク名」「原稿格納フォルダ指定」「原稿名」「公開予定日」を含めました。

指示を受けるcozyさんもフォーマットが決まっているほうが素早く理解できるようです。

 

A1

 

「コラボツール」の活用【生】事例、いかがでしたか?

コラボワークをするとき(特に社外のメンバーとするとき)には、コラボツールを使う機会が増えてきていますので、慣れておくのもいいと思います。

ツールにはたくさんの種類がありますが、ひとつでも使ったことがあれば応用がききます。

 

pixta_8674472_S_02

 

編集長:れいが働いている【ソルクシーズ】はこんな会社です。
solxys-recruit2

タイトルとURLをコピーしました