ソルクシーズ公認ブログ|ITエンジニアの仕事とキャリア紹介

ソルクシーズで働く人々

ライフハック:メールとメッセージ(その1)

ソルクシーズで働く人々

当社メンバーのライフハックの工夫について調査しているシリーズです。調査のきっかけについてはこちら

今回は「メールとメッセージ」です。ビジネスツールとして避けては通れないものですね。

昨今ではメール(eメール)だけでなくチャットショートメッセージ など、複数のコミュニケーションツールを使いこなして、コラボワークをする世の中になっています。

※チャット:ネットワーク回線を利用したリアルタイムのテキスト(文字)コミュニケーション。
※ショートメッセージ:各キャリアやアプリで提供している、短いテキストによるやりとり。

この記事では、「メールを使うときに心がけていること」を中心に紹介します。

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●スタッフ業務 をしている グレイテル の場合。

グレイテルが書いた記事はこちら

彼女の仕事の特徴として「顧客より仕入れ先からのメールの方が多い」という点があります。

【工夫】

1件名に特徴を出すようにしています。
(理由)似たような件名だと混乱するから。

2検索しやすいキーワード(見積番号、注文番号等)を本文に盛り込むようにしています。
(理由)後からの問い合わせにすばやく対応できるから。

3:一つのメールに複数の用件は書かないようにしています。
(理由)返信が混乱したり、返信してもらえない用件が発生するから。

4正確に伝わる言葉や表現を選ぶようにしています。
(理由)再確認など二度手間は効率的でないから。

5:差出人名(自分の名前)は【会社名 / (自分の名前の)漢字名】にしています。
(理由)ローマ字表記の差出人名は読み間違いの可能性があるから。そして、社名のほうが相手にわかりやすいと思うから。
Businessman Using Laptop Working Thinking Concept

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グレイテルの工夫、いかがでしたか?

「件名に特徴を出す」という、業務の特徴(似たような作業が多い)ならではの工夫とか、
「社名のほうが相手にわかりやすい」という相手に配慮した工夫とか、社外の方とのやりとりが多い彼女ならでは、と感じました。

 

 

●採用業務 をしている おかん の場合。

おかんが書いた記事はこちら

【工夫】

6件名の頭に【○○】をつけていることが多いです。取引先や学生さん相手の場合は【ソルクシーズ】、採用関連通知のときは【2016中途採用】、同じような件名が続く場合は【2016.04.05】など。

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おかんグレイテル工夫1・5と似たような配慮をしているようです。
お二人のコメントを読んで

“ライフハック“ってたんに自分の作業を早く終わらせる、ってことじゃなくて、一緒に仕事をするひとのことも考えてチームで効率的に仕事をするための工夫なんだな」、

と気づかされました。

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次回は、SE業務 をしているReiji の工夫を紹介します。メール以外のコミュニケーションツールについても言及してもらう予定です。お楽しみに。
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今回調査に協力してもらったメンバーが働いている【ソルクシーズ】はこんな会社です。
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