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海外とつながるFleekdrive~乃村工藝社シンガポールの場合

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Fleekdrive」は、スムーズな共同作業を実現する企業向けオンラインストレージ。いつでもどこからでも、企業の情報資産にスムーズにアクセスできます。セキュリティ対策も万全なため、テレワーク社員や外部パートナーとのファイル共有にもぴったりです。

2020年1月には、株式会社乃村工藝社シンガポール様にFleekdriveを採用いただきました。この記事では、導入前に抱えていた課題や導入の決め手Fleekdriveの具体的な活用方法をレポートします。

乃村工藝社様は各種施設、イベントにおける内装・展示のディスプレイ事業全般を手がける日本最大手の空間プロデュース企業。2008年に設立されたシンガポールの現地法人では「日本品質の空間創造活性化を世界に広めること」を目標に、ASEANでの事業を拡大中です。日系企業に限らず、地元企業・インターナショナル企業など幅広いクライアントにサービスを提供しています。

そんな乃村工藝社シンガポール様ですが、Fleekdriveの導入前にはガバナンスにいくつかの課題を抱えていたといいます。

例えば承認プロセスでは、申請業務が紙ベースで行われていました。出張・外出など上司の不在時に決裁が進まないこともあり、タイムラグが生じたり事後承認が発生してしまうこともあったそうです。

そのほかにも、社内サーバー・社員のローカル環境など、さまざまな場所にファイルが散在しているという問題もありました。とくにスケジュール・売上情報といった更新頻度が高いファイルは、最新のファイルを探すのに時間がかかってしまうこともしばしば。社外のやり取りでも、それぞれの社員が別のツールを使っていたため、ファイルの一元管理が必要でした。

これらの課題認識を元に改善策を考えることになり、クラウドサービスの導入を検討。数あるサービスの中からFleekdriveを選んだ最大の決め手は「ワークフロー機能」の利便性でした。

申請業務のデジタル化によって、上長は場所を問わず承認を行えるようになりました。複数のサブフォルダをつくれば、承認プロセスに応じて自動的にファイルが移動されるため、ステータスも一目瞭然です。規模が大きく承認権限が異なる案件には、別ルートの設定もできるため、ルール遵守が徹底できます。

さらに機密性の高い情報は社外からアクセス不可にするなど、フォルダごとに権限設定をすることでセキュアな管理が定着しました。大容量ストレージやファイルのバージョン管理ができることにも魅力を感じていただけています。

コロナ禍でシンガポールがロックダウンされたときには、社内勉強会をオンラインで実施。資料のバージョン管理・情報共有もスムーズに行えたそうです。

このようにテレワークとの相性も抜群のFleekdrive。2段階認証によりセキュリティを万全にしたり、文書の全文検索ができたりと、社内外のファイル共有を最適化するための機能が豊富に備わっています。

Fleekdriveの詳細を知りたい方は、ぜひ公式サイトをご覧ください。

Fleekdrive公式サイトでは、この他にも「導入事例」を紹介しています。コチラからご覧ください。

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