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ITエンジニアのお仕事&キャリア

実は簡単!オンライン会議を効率よく進める方法

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コロナウイルスの感染拡大に伴い、多くの企業がテレワーク・リモートワークを導入。「Zoom」「Teams」「Google Meet」などのオンライン会議ツールが急速に浸透し、「自宅で会議参加」が日常となる組織が増えています。

当初は「回線がつながらない時はどうする?」「何分前に入室すればいいのか?」「カジュアルな服装でもいいのか?」などといった疑問がインターネットを駆け巡りましたが、10ヵ月近く経った今は、会社・組織ごとのスタイルが定着しつつあるのではないでしょうか。

ツールの操作法やオンライン会議の基本ルールは何となく決まったものの、コミュニケーションの中身となると、まだまだ「やりにくい」「ときどき困る」といった声があるようです。

よく聞こえてくるのは、「話を聞いてもらえているのか、不安になる」「話した後、微妙な空気が流れているような気がして、ドキドキする」といったリアクション問題です。

これらが起こりがちな会議の特徴が2つあります。ひとつは、「ファシリテーター(会議の進行役)が不在」。もうひとつは、「コミュニケーションルールが不明確」です。

会議の主催者がすべてを取り仕切ると決まっている場合はいいのですが、組織によっては、メンバーを招集した人が参加しない会議も存在します。ファシリテーターがいないと、会議の目的とゴールや、誰が何を話すのかが不明確になり、参加者が戸惑う時間が増えてしまいます。

会議の流れとコミュニケーションをスムーズにして、時間通りに目的地に到達できるようにするためには、ファシリテーターと会議の目的・ゴール・アジェンダを明確にする必要があります。

「話し合うテーマがいくつあるのか」「それぞれの話者は誰なのか」「何分で終了する予定なのか」「何を決めるのか、あるいは何を共有するのか」がはっきりすれば、それぞれが何を話せばいいのか理解できるようになり、コミュニケーションが活性化します。

コミュニケーションルールについては、話し方や言葉を工夫するだけでも安心感が高まります。例えば、こんな約束事を決めておくというのはいかがでしょうか。

話し始めるときに、「誰に対して、何を話すか」を必ず宣言する。「〇〇さんに、質問です」「システムエンジニアの方々に、意見を聞きたいのですが…」「みなさん、話をまとめますので確認してください」といった言葉があるだけで、話の内容と誰がリアクションすべきかがわかるようになります。

話の最後に、「以上です」と添えるようにする。前の人が話しているのに、次の人がかぶってしまうという玉突き事故が激減します。

OKサイン質問があるときのアクションなどを決めておくと、スムーズに仕切りやすくなります。「質問や補足があれば、会議ツールのチャットに書き込む」と決めている組織もあるようです。

・プレゼンの場合は、「15分で、〇〇のパートを中心にお願いします」と声をかけると、話者も参加者も集中力が高まります。話が長くなってしまいそうな時は、「あと5分です」とチャットで巻きを入れるといいでしょう。

これらを決めておくだけで、会議の効率が上がり、ポジティブなコミュニケーションができるようになります。

ファシリテーターが、ときどき名指しで意見を求めるのも、参加意識を高める効果的な手法です。参加者の大半が、「先生に指されるかもしれない授業では、こっそりゲームをしないほうがいい」ということを中学・高校で学んでいるので、司会が振ってくるとわかれば、内職は減るのではないでしょうか。

こうして改善ポイントを並べてみると、実はオンラインに限らず「会議を効率よく進める方法」があるということがわかります。

オンライン会議をスムーズに進められるチームは、対面の会議も意義のある場にできるのではないでしょうか。普段の会議で「話しにくい」と感じている方が多いチームは、ぜひ実践してみてください。

ファシリテーターに仕切り力を発揮してもらうためにも、事前の資料提出とアジェンダ申請を忘れずに。

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