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ITエンジニアのお仕事&キャリア

オンライン会議ツールの達人ワザまとめ【仕事編】

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おつかれさまです。いきなりですが、普段オンライン会議で使っているツールはZoomですか?それともTeams?普段会議が少ない人が相手なら、Google meetが無難だったりしますよね。

オンライン会議が浸透してから、そろそろ1年が経ちますが、「基本操作はわかったけれど、もっと快適に使いたい」という人が多いのではないでしょうか。

この記事では、オンライン会議のベテランたちが活用している便利な機能を、ビジネスとプライベートに分けて紹介します。

まずは、仕事で使える達人ワザです。昨年7月の「オリコン」の調査によると、オンライン会議システムシェアのTOP4は「ZoomTeams」「Skype」「Google meet」。

●Zoomの裏ワザ

最も活用されているZoomは、達人ワザ報告が多いツールでもあります。

基本機能として、背景設定や画面共有、録画・録音、チャットは既に使いこなしている人が多いのではないかと思われます。意外と知られていないのは「ホワイトボード」「リモートコントロール」「スポットライトビデオ」あたりでしょうか。

ホワイトボードは、画面上にフリーハンドで図表や絵などを書き込める機能。言葉で伝えづらいことを説明するときや、概念を共有するときに便利です。

リモートコントロールを使うと、相手の画面を遠隔操作することができます。Zoomを使い慣れている人から、手順や操作性を説明する際に欠かせないという声がよく聞かれます。

スポットライトビデオは、特定の人の画像を大表示で固定しておきたいときに使います。セミナーやプレゼンなど、話者が決まっていたり資料を見せておきたかったりする会議で威力を発揮します。

●Teamsの達人ワザ

セキュリティ、チャットの使いやすさが高評価のTeamsのワザは、投票機能、Togetherモード、完全全画面表示です。

投票機能を使って、出席者の意見を集計すると、会議がスムーズになるとともに参加感を醸成できます。

Togetherモードは、会議の背景に参加者全員の映像を埋め込める機能で、「小規模な会議室」「野外ホール」などさまざまなシーンを利用できます。

全画面表示は、上部のタイトルバーや下部のタスクバーを消去し、会議画面を最大化するもの。会議に集中したい人向けなので、内職したい人にはおすすめできませんが…。

※2020年4月よりアカウント不要となったSkypeは、「Skype for Business Online」が今年の7月にサービス終了予定。マイクロソフトはTeamsへの移行を促しています。

●Google meetの達人ワザ

Google meetの達人ワザは、「コントロールキーやシフトキーを用いたショートカット」「複数アカウント取得による複数表示名活用」です。

ショートカットキーCtrl+eでカメラのオン・オフ、Ctrl+dでマイクのオン・オフを自在にスイッチ。プライベートのアカウントを取引先に見せたくないなどという事情があれば、Googleアカウントを複数取得して、相手によって表示を分けることができます。

従来はシンプル機能だったGoogle meetですが、背景ぼかし、ホワイトボード、質問・アンケート、挙手など他のツールが持っている機能を続々と追加しており、シェアが高い3社の機能的な違いは少なくなっています。

「オンライン会議ツールの達人ワザまとめ」、次回はオンライン飲み会など、プライベートで使えるワザを紹介します。

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