コロナ禍をきっかけにテレワーク・リモートワークやオンライン会議の導入が進み、情報管理の観点からクラウドベースのオンラインストレージを利用する企業が増えました。自宅で仕事する社員や、オンラインを介してやりとりするパートナーとスムーズかつ安全に情報共有するためには、強固なセキュリティと使いやすさを兼ね揃えたサービスの利用が必須です。
今回は、ソルクシーズグループの株式会社Fleekdriveが提供するオンラインストレージ「Fleekdrive」の機能や活用事例を紹介しながら、オンラインストレージの選び方について解説します。
オンラインストレージの導入を検討する多くの企業の担当者が条件として挙げるポイントは、
＜使いやすさ＞「社外からもアクセスでき、使い方がカンタン」
＜業務効率化＞「情報管理やコミュニケーションの業務効率化を図れる」
＜セキュリティ＞「セキュリティが強固で、情報漏洩やファイルの紛失などのリスクを軽減できる」
といったところでしょう。
それぞれのニーズについて、オンラインストレージをチェックする際に注目したい機能を紹介しましょう。
＜使いやすさ＞や＜業務効率化＞に関連して、オンランストレージをチェックする際に注目したい機能は、「使用できるファイル容量」「多様なデータ形式への対応」「シンプルな操作」「自動化」です。
動画の共有が必要なプロジェクトでは、データ形式に加えて、アップロードやダウンロードにかかる時間と操作も確認しておく必要があります。ストレージ上で直接ファイル送信ができたり、パスワードやアクセス期限設定の機能があったりすることで業務効率が大きく変わります。
ファイルのバージョン管理や、古いファイルのアーカイブ化は、自動で対応してくれるストレージを選べば管理の作業負荷が軽減されます。アクセス制限の設定がきめ細かくできれば、安全であるだけでなく、それぞれのユーザーには必要なファイルしか表示されず、必要な情報にすばやくアクセスすることができます。
「Fleekdrive」を例にとって説明しましょう。ファイル形式は、ビジネスでよく利用するWord/ExcelファイルやPowerPoint、PDF、JPEG、PNGはもちろん、多様な動画形式に対応。自動バージョン管理に加えて、古いファイルの自動アーカイブ機能もあります。ファイルを選択してダウンロード用のURLをメール送信することが可能で、ダウンロード回数や期限の設定も簡単です。
ファイル更新操作のステップが簡略化できると好評なのは、「Officeアドイン」。これは、Fleekdriveに保存してあるWord、Excel、PowerPointのファイルをローカルPCのOfficeで開き、編集を終えると自動でFleekdrive上に保存できる機能です。これを使えば、ファイルの更新作業が各段にスピードアップします。
オンランストレージをチェックする際に注目したい機能に話を戻しましょう。保存できるファイル容量とデータ形式、ダウンロードやアップロードをせずに直接作業できる機能、シンプル操作のアクセス制限、自動バージョン管理。【業務効率】が変わるこれらの有無は、必ず確認するようにしましょう。
クラウドサービス導入で効果を最大化したいのは、どんな場所、どんな環境でも業務を進められることです。「Fleekdrive」は、モバイルアプリも強みのひとつで、外出先からスマホでファイルをチェックすることができます。ファイルを画面上で確認し、メッセージでコメントを送ることもできるので、オフィスのPCで作業するのと同様に仕事を進めることができます。
外出先のネット環境が悪ければ、事前にアプリに対象ファイルをダウンロードしておき、オフラインでの閲覧もOK。提案資料をタブレットにインストールしたアプリに格納し、営業先で活用する、といった使い方も可能です。
事前にルール設定しておけば、フォルダにファイルを格納するだけで、確認・承認のためのワークフローがスタート。メールにファイルを添付したり、ファイルの格納場所を書いて確認を依頼するメールを何通も出したりしていた方なら、こんな機能にも惹かれるのではないでしょうか。
【後編】では、【セキュリティ】に関する機能のチェックポイントと、「Fleekdrive」の導入・活用事例を紹介します。
