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ITトレンドレポート

社内コミュニケーション-2

ITトレンドレポート

前回はYammerの「情報共有」ツールとしての概要をご紹介しました。
今回は「ファイルの共有」機能についてご紹介します。

普段の業務で、メンバーの予定表やマニュアルなど、
チーム内で共有したいファイルをサーバーで管理することがあります。

Yammerを導入すると、一般的なファイルサーバーより便利に利用することができます。

なお、今回もMS社が提供しているYammerの無料版を実験的に使用しています。
はい、ここまで読んで30秒です。
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!もっと詳しく!知りたい方は、以下でそれぞれ詳しくご説明します。

1    ファイルサーバー

【ファイルサーバーの弱点】
・ファイルの更新が自動的に通知されないので、更新した事を知らない人が発生する。
・ファイルにコメントが付けられないので、
メール・掲示板などで追加のやり取りをする手間がかかる。
・履歴が残らないので、間違えて保存した時など、作り直しになる。
・どこに保存されたか分からないので、
ファイルを探すためにメールを検索するなど、余計な手間がかかる。

ファイルサーバー
図1: 従来のファイルサーバーのイメージ<クリックで拡大>

2    Yammer

【Yammerの利点】
・ファイルが更新されると自動的に通知がくるので、改めて連絡する手間が省ける。
・ファイルにコメントを付けられるので、修正した理由がすぐに分かる。
・履歴が残り、過去のファイルを取得できるので、失敗時の修正が楽になる。

Yammer2
図2: Yammerを利用したファイル共有のイメージ
<クリックで拡大>

従来のファイルサーバー(図1)だと、
ファイルの置き場所」で、「コミュニケーションの場所」ではありませんでした。

ファイルの修正や検討などのコミュニケーションは、メールが中心になります。
ファイルの本体と、その会話が分断されることになります。

つまり、新規参加者がファイルをみたとき、「なぜこうなったのか?」
この情報が伝わらないのです。

Yammerを使うと、コメント・修正などがYammer内で行われるので、
ファイル中心のコミュニケーションが可能になります(図2)。

図2では、
・Aさんがファイルを作成する
・Cさんがファイルを修正してコメントする
・EさんがCさんの修正に対して補足のコメントをする
・外にいるBさんがファイル更新の経緯を把握する
といった具合に、メンバーがファイルを中心にコミュニケーションをとっています。

単なる「ファイルの置き場所」ではなく「ファイルを作成する共同作業の場
になる点が、一般的なファイルサーバーと比べたメリットです。

3    まとめ

前回、今回とYammerの紹介をしてきましたが
重要なのは、
1対1のコミュニケーションツールではなく、
n対nのコミュニケーションツール

ということです。

前回「『宛先以外の人』が見る事を前提」としたツールだと紹介しましたが、
n対nなので、複数の人が他の人の作業をみることができ、
様々な観点から適切なアドバイスをすることができます。

それも、チームメンバーだけではなく、
他のチームのメンバーでもアドバイスをすることが可能です。

チーム間の壁をなくすYammer、 使用してみたらいかがでしょう。

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