業務効率化といわれても、どこから手をつけていいかわからないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。
忙しい組織、業務フローが複雑化している組織、個人プレーで成り立っている組織なら、見直しをすること自体に及び腰になるのもよくわかります。とはいえ、どこかで改善を図らなければ、組織の成長は頭打ちになります。
細かい見直しに終始して成果が実感できずに終わることなく、全体の生産性を向上させられる業務効率化のポイントを紹介しましょう。
（１）会議の時間を減らす・役割を設定する
組織において、最初に見直すべきは会議です。10人が参加する会議を30分短縮できれば、それだけでトータル6時間の業務時間削減となります。
まず見直すべきは、報告だけの会議です。「報告や情報共有だけを目的とした会議はすべて廃止」としたうえで代替策を検討すれば、多くはメールなどで共有することになり、会議を残すにしても重要なアジェンダだけに特化できるはずです。
会議には必ず事務局と進行役を設置し、アジェンダ管理、それぞれの議案のゴール設定、タイムキーピングを実施するようにしましょう。
定例会議は1時間以内と定め、アジェンダごとに必要な時間を明確にして臨めば、議論の密度は自ずと上がります。残業を削減したい組織は、定時外の会議を禁止するのも有効です。
（２）業務の重要度と工数を「見える化」する
業務効率が悪い組織の多くが、「誰が何をどのくらいやっているのかがわからない」状態に陥っています。「上司が自分の仕事を理解してくれない」という声が聞こえてくるのは、業務の重要度や労力、リスクを把握できない状態になっているからです。
そんな組織は、個人別のタスクリストを作成し、重要度と工数を見える化するのが効率化のファーストステップです。
この段階で、「他業務と重複しているので削減してもいいタスク」「ひとりの担当者に集約させたほうがいい仕事」が見つかれば、業務効率化が1歩進みます。
（３）明確な物差しで業務の重要度を評価する
「業務の優先順位・重要度」の基準を明確にするのも、効率化を図るうえで大事なことです。
一般的な判断基準は、組織のミッションに直結する業務かどうか、コストパフォーマンスが高いかどうかです。労力がかかる割にプラスが少ないタスクがある場合は、業務の削減に留まらず、サービスや運用フロー自体を見直す必要があるかもしれません。
「成果が実感できる業務効率化」の残る2つのポイントは、後編で紹介いたします。
