第1回では、企業におけるマイナンバー対応について、10月の個人通知の前に必要となる準備内容を紹介しました。組織・体制が確立し、書類の整備や収集・管理の環境構築が終われば、いよいよ業務がスタートします。
今回は、マイナンバー対応業務の具体的なメニューと業務フローについて、順を追って解説していきます。
マイナンバー対応業務は、大きく分けると次の5つに分かれます。「広報」「収集」「保管」「廃棄」「関係者の監督・管理」。
担当部署の事務担当取扱者が最初に行うのは広報です。具体的には、従業員にマイナンバーの利用目的を明示するとともに、重要な運用ルールの説明や、不正防止のための注意喚起を行います。
広報が完了すると、従業員からのマイナンバーの収集を実施することになります。提出してもらうものは、12ケタのマイナンバーそのものと、本人確認書類の2つです。
「個人番号カード」の提示があれば、番号収集と本人確認の両方を同時に行うことができますが、これ以外では以下の書類が必要となります。
A)マイナンバー収集
1．マイナンバー通知カード（10月に個人宛に送られてくるもの）
2．マイナンバーが入った住民票の写し
B)本人確認書類
1．運転免許証、パスポート、、身体障害者手帳、在留カード、特別永住者証明書など
2．1がなければ、公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書などから2つ以上を提示
また、「扶養控除申告書提出」「国民年金の第三号被保険者届け出」の際には、従業員の配偶者のマイナンバーと本人確認が必要となります。扶養控除申告書については、書類を提出するのは従業員本人であり、配偶者からの委任状と、配偶者の本人確認書類を添えてもらえれば完了です。
一方、国民年金の第三号被保険者届け出は配偶者本人が届け出を行うので、企業は配偶者の本人確認を直接実施するか、従業員を代理人あるいは本人確認業務委託者として、配偶者の情報収集をしてもらう必要があります。
このあたりは、非常に細かいのですが、
「従業員の配偶者に書類を提出してもらう場合がある」こと と、
「従業員に、配偶者との間に入ってもらい必要な情報を収集できる」こと を押さえておけばいいでしょう。
実際に運用が始まると、従業員からの情報収集だけでも多大な負荷がかかります。これに対して、マイナンバーや本人確認書類を安全かつ迅速に収集できる、マイナンバー専用のサービスがあります。
株式会社ソルクシーズの【マイコレキーパー】には、マイナンバー収集作業が簡単・スムーズになるさまざまな機能が搭載されています。
従業員本人と配偶者のマイナンバー・本人情報をまとめて管理。社員番号とマイナンバーの紐づけや、登録不備時の差し戻し、提出書類の督促メールなど、業務に必要なツールが装備されており、煩雑な業務とその履歴管理を一括で行うことができます。
収集した情報はすべて暗号化されるので、セキュリティ対策も万全です。興味がある方は、「マイコレキーパー」の紹介サイトをご確認ください。
