2021年の税制改正により「電子帳簿保存法」の見直しと改正が行われました。「電子帳簿保存法」とは、請求書・領収書といった「帳簿書類」を電子データとして保存するうえでのルールです。
背景にあるのは、ペーパーレス化の普及をはじめとした社会のデジタル化。改正によって電子取引の促進・テレワークの推進・生産性の向上・記帳水準の向上が実現できます。
今回の改正に伴い、企業ではどのような対処が必要になるのでしょうか。必ず押さえておきたい5つのポイントを解説していきます。
1．改正内容の理解
「電子帳簿保存法」の改正内容は2022年1月1日から既に施行されています。ただし2年間の猶予が認められており、2023年が終わるまでに対応すれば問題ありません。
猶予期間を過ぎてから違反してしまうと、「領収書が適切な経費として認められない」「青色申告の承認が取り消しになる」といったリスクがあります。まずは、改正内容について理解し、企業として対応しなければならないポイントの洗い出しを行いましょう。
2．授受した書類ごとの保存方法を把握
今回の改正においてとくに重要なのは、帳簿書類が「電子データ」か「紙」かによって保存方法が異なるという点です。
メールやWEBなどを通して「電子データ」として受け取った帳簿書類は「電子データ保存」が義務化されました。これに対して「紙」で作成された帳簿書類は、「紙のまま保存をする」「スキャナで電子データにして保存をする」のどちらでも構いません。
いずれにせよ帳簿書類を電子データ保存する場合、要件として次に解説する「真実性」と「可視性」の確保が必要になります。
3．真実性の確保
「真実性」とは保存された電子データが改ざんされていないと証明できることです。真実性を確保するために、企業や個人事業主は下記いずれかの対処を行わなければなりません。
A.タイムスタンプが付与された状態でデータの授受を行う
B.授受したデータは2か月以内にタイムスタンプを付与する
C.訂正・削除の履歴を残すシステム or 訂正・削除ができないシステムを利用
D.訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定めて運用する
なお、タイムスタンプは国税庁に認められたサービスを利用したうえで、証明書として付与する必要があります。手間とコストを考えると、小規模事業者やフリーランスはCが現実的といえるでしょう。
4．可視性
「可視性」の確保とは、保存された電子データをすぐに「読める」「検索できる」状態で保存すること。企業に求められる要件は下記の通りです。
1.保存場所に必要な機器と操作マニュアルを備え付けること
2.電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
3.検索機能を確保すること
3つめの「検索機能の確保」に関しては、次の要件を満たしている必要があります。
●「取引年月」「取引金額」「取引先」で検索ができること
●「日付」または「金額」について範囲指定で検索ができること
●2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索ができること
検索機能確保の要件はファイル名に必要となる項目を入れるか、項目ごとのフォルダに保存することでクリアできます。
5．運用効率化
電子データを活用すれば、業務の手間とコストを大幅に削減できます。このメリットを最大限に活かすために重要なのが「効率的な運用」です。
最も手軽な効率化の方法は、改正内容に応じた運用ができるシステムの導入でしょう。
例えばソルクシーズグループが提供するオンラインストレージサービス「Fleekdrive」なら、バージョン管理機能によって真実性を確保できます。検索機能も万全で、ファイル名はもちろん文書の内容からも検索できます。
2022年3月30日には、「電子帳簿保存法オプション」のβ版をリリースしました。法律で求められている電子取引やスキャナ保存制度に対応した機能を搭載しているため、電子帳簿保存法の法令に沿った各種書類の保管が可能です。
正式版は2022年6月リリースを予定しており、JIIMAの電帳法スキャナ保存ソフト認証、電子書類ソフト法的要件認証、電子取引ソフト法的要件認証の取得に向け手続きを進めています。
電子帳簿保存法改正のタイミングにあわせて書類の管理を見直したいとお考えの方は、ぜひ「Fleekdrive」の公式サイトをチェックしてみてください。
「電子帳簿保存法オプション（β版）」に関するプレスリリースはコチラ
