企業活動を行っていると、さまざまな書類が必要となってきます。
勤怠届、業務交通費精算、住所変更届、勤務表（出退勤）、仮払い申請、物品購入申請、稟議書、などなど…。本当にたくさんの申請書があります。
これらは、パソコンが普及する前はすべて紙に手書きしていました。そのため、上司の机の上にはいつも大量の申請書が山のように積まれていました。
しかし、一人に1台のパソコンが割り当てられるようになってきたころから、紙の申請書を電子化する流れ（ワークフロー）が起こりました。この流れのおかげで、私の会社でも、現在ではほとんどの申請がパソコンを使って行えるようになりました。
電子化にはさまざまなメリットがあります。
●処理がスピードアップする
まず、申請書が「今」どこまで処理されているのかが一目でわかります。
どこで（誰のところで）滞っているのかを確認できるので、そこに手を打ち結果的に、全体のスピードを上げることに役立ちます。
電子化により、今まで承認が下りるのに1週間かかっていたものが2,3日で済むようになったケースもあり、処理にかかっていた時間が劇的に短縮されることは少なくありません。
●責任の明確化ができる
また、電子化すると業務の責任が明確になります。
あまりいい例ではありませんが、電子化する際に業務フローを確認したら、実際には承認権限を持たないはずのアシスタントが申請書を承認していた …なんて話もあります。
紙だと自由に回覧できていたんだなぁと痛感しますね。
電子化のメリットは、他にもあります。
●時間・費用・資源の無駄が省ける
紙の申請書だと、提出先が離れている場合、届けるのに時間や費用がかかります。
電子化されていれば、世界中どこにいても一瞬で届けることができます。その上、どれだけ量がたくさん増えても印刷する必要がないのでエコロジーだと言えます。
さらには、集積されたデータを用いて分析したり、他のシステムと連携させたりして2次的な活用が可能になります。
メリットの多いワークフローの電子化ですが、注意点はいつかあります。
●フォーマットの再検討
紙のフォーマットや回覧ルートをそのまま電子化しないことです。なぜなら、紙のフォーマットはA4などの用紙サイズに収まるようにデザインしているので、それをそのままパソコン上に再現すると入力しづらいのです。
電子化する際は、パソコン上で入力しやすいフォーマットへ変更しましょう。
●回覧ルートの見直し
回覧ルートもせっかくなので見直しましょう。
日本企業は一般的に、回覧ルートが長いです。電子化すれば、回覧途中であっても申請書の閲覧はできるようになります。
「承認・決済」すべき役職と「知っておくべき」役職とを整理して、必要な役職にのみ回覧するようにすればいいのです。
このタイミングで、スリム化するのをオススメします。業務改善の意味も込めて、大胆に権限委譲しましょう。
運用中のルールを変えるのは大変です。どこからともなく反対勢力が登場してきます（汗）。しかし実際に、業務改善を目的として電子化は、とても高い効果が期待できます。
このように、申請書の電子化は紙をパソコンに置き換えるだけでなく、業務をより「スピーディーに」「明確に」「効率よく」「簡単に」行えるようになります。
日常の業務でまだ電子化されていない部分があれば、電子化を検討してみてください。
次回は、スケジュール管理やカレンダーなど、「スケジュール機能」についてご紹介したいと考えています。
