■情報伝達の効率化
私達は働いていく中、日々様々な連絡や報告を行っています。この情報伝達の部分は、コラボレーションツールを導入するととても有効な部分です。
昔の社内伝達方法は、紙による回覧や壁への掲示でした。
その後メールでの一斉通知が利用されるようになり、今日では電子掲示板を使って一斉に全国、全世界に発信することができるようになりました。社内全員に伝達するのに数日かかっていたのが、コラボレーションツール導入後は、数時間でほぼ全社に伝わるようになり、効果は抜群です。
■時間と場所を超えて
また、一方通行の掲示だけではなく、皆で話し合いができるような双方向の電子会議室（ディスカッション）も用意されるようになり、場所や時間に縛られずに話し合いができるようになりました。
あるお客様では、全国の支店・営業所から営業マンが本社に集まって研修を行っています。研修は数日で終わり、集まった営業マンは地元に戻ります。昔はそこで別れたらその後の交流はありませんでした。
しかし、コラボレーションツール導入後は、それぞれの現場に戻った後もお互いに困ったことや新しいアイデアなどを電子会議室上で相談したりできるようになったそうです。
このように場所と時間を超えて人々のつながりを支援できるのがコラボレーションツールの本領だと思います。私がコラボレーションツールを扱うこの仕事が好きな理由でもあります。
■情報の取捨
ただし、ツールを導入してもそれで終わりというわけではありません。
例えば、企業によっては営業日報などの報告書を日々入力しています。本来ならば現場の生の声、日々の動きを上司や同僚と共有するためのものです。しかし、ただ単にすべての情報を流していては、逆に膨大な量に埋もれてしまいます。
読んでもらえないとなると内容が疎かになりがちになり、そのため更に読んでもらえなくなる という悪循環に陥ります。
そうならないためにも、皆で共有した方が良いと思われる情報と、そうでない情報を選別できることが必要です。
■コラボレーションツールの模索
この分野は、まだまだこれからのところがありますが、様々な方法が模索されています。「いいね」の多い情報を優先するのもその一つです。
他にも Web 広告技術を応用して、利用者一人ひとりに最適な情報を識別して表示する方法も考えられます。同じサイトを見ているのに、私と友達では、出てくる広告が違う！って経験ありませんか？
それは、「パーソナライズ」という手法を用いて、ネット利用時に提供した自分に関する情報（性別や年齢や過去の検索記録や行動記録など）に基づいて、最適化された広告が出ているのです。
コラボレーションツールの導入に際しては、表示する情報について、きちんと設計されたツールを選ぶ必要がありますね。表示する情報については、ツールを活用してから見直し・再設計ができれば、さらに好ましいと思います。
今まで6回に渡ってコラボレーションツールの簡単な歴史と背景について話をしてきました。
次回以降は、企業内ソーシャル（エンタープライズソーシャル）という考えのもと、コラボレーションツールがどのように変わっていこうとしているのか？について話をしていきたいと思います。
