コミュニケーションツールといえば、長い間、電話とメールが主流でしたが、コロナ禍でテレワークが普及したこともあり、ここ数年で急速な進化を遂げました。ビジネスチャットやオンライン会議ツール、SNS、動画サイトなど、さまざまなプラットフォームをうまく使い分ければ、仕事もプライベートもより充実するでしょう。
しかしツールが増えすぎたために、「大事なメッセージを見落とした」「うまく使いこなせている気がしない」など、悩みの種になっている人もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、コミュニケーションツールの進化の流れを踏まえつつ、ツールを使い分ける工夫について解説していきます。
さて、ビジネス上のコミュニケーションを大きく変えた革新的なツールといえば、まず挙げられるのが「チャット」です。
メールにはない操作性の高さや簡易性により、デバイスを問わない手軽なやり取りが可能になりました。「お世話になります」など、メールでは必須だった挨拶が不要になったのは、FacebookやTwitter（まだ「X」には慣れないですね）と感覚が近いからでしょうか。
ビジネスシーンに定着したチャットのおかげで、コミュニケーションの効率・スピード感が格段に向上。今はタスク管理機能を搭載したサービスも多く、チームで進める仕事に必須のツールとなっています。
一方、コロナ禍に端を発したテレワークの浸透のなかで、急速に普及したのが、Zoomなどの「オンライン会議ツール」。
カメラとマイクの性能が向上し、それぞれがどこにいても対面で話しているようにコミュニケーションが取れるようになりました。ミーティングはもちろん、研修・セミナーなどのイベントもオンライン上で簡単に開催することができます。
オンライン会議ツール同様、コロナ禍以降に使われるようになったのが、バーチャル空間で自身のアバターを操作する「バーチャルオフィスツール」です。
疑似オフィスでは、ほかのアバターと通話・チャットで会話したり、資料などを共有したり、ミーティングを開いたりと、リアルなオフィス空間に近い感覚で柔軟に活用できます。
ほかのツールと比べて、偶発性の高いやり取りが発生しやすく、ミーティングだけでなく面接や飲み会でも使われています。
これらのツールの使い分けを考える際に、念頭に置いておきたいのは、やり取りの「緊急性」と「複雑さ」です。
すぐに相手からの回答がほしいときや、内容が込み入っているときなどは、電話・バーチャルオフィス・オンライン会議ツールなどリアルタイムでやり取りができるツールが便利。
一方、時間的な余裕があるときや数回のラリーで解決しそうなことは、双方のペースでコミュニケーションが取れるメールやチャットのほうが快適です。「相手の時間に割り込みたくない」「自分のタイミングでメッセージを確認し、対応したい」といった理由で、ほぼ100％チャット、という人もいるようです。
オンライン会議ツールは、多数が参加するミーティングやウェビナーでは強い味方ですが、突発的な打ち合わせやちょっとした相談はしにくいという声があります。
その点バーチャルオフィスはメンバーがオンライン状態なら、視覚的に誰が何をしているのか把握でき、気軽に雑談感覚で会話をスタートできます。
そのため、大規模な会議やウェビナー・研修ではオンラインツールを、ちょっとした雑談やスピーディーなやり取りが必要なシーンではバーチャルオフィスを活用するのがよさそうです。
相手との関係性も、ツールを使い分けるときのポイントです。
カジュアルにやり取りできるチャットは、クライアントなど社外の相手に失礼な印象を与えてしまうリスクがあります。バーチャルオフィスツールも、セキュリティを考慮すると、社内用とするのが無難でしょう。
社外の相手とのコミュニケーションには、原則としてメールやオンライン会議ツールを使うと決めている会社もあるようです。
今後もさらなる進化・多様化を遂げる可能性が高いコミュニケーションツール。新しいツールを導入するときは、長所・短所を把握したうえで場面に応じた使い分けのルールを考えておくと、悩まなくてすみそうです。
実は最近、ちょっとした困り事がありまして。やり取りが多いお客様が、組織ごとに違うチャットを使っているのです。Chatwork、Slack、LINE WORKS、Microsoft Teams、キントーン…いずれ統一王座決定戦が行われるのでしょうか。操作もお作法もシンプルなメールに、ときどきほっとする今日この頃です。
