「誤送信」「添付ファイル漏れ」「パスワード忘れ」「届いた届かないでひと悶着」「送ってもらったファイルを探しているうちに、もうこんな時間…」。何年仕事を続けても、技術レベルや経験値が高まっても、これらの「メールあるある」はなくなりません。
添付ファイルを選択し、送り先をチェックして「お世話になっております…」から書き始めるメールは、数が多いとなかなかの手間。にもかかわらず、ときどきミスがあるとなると、もっといいツールはないのかと悩ましい気分になってきます。
もっとスムーズに、ミスなく情報共有をしたいという方に、おすすめのクラウドサービスがあります。
情報の共有範囲を設定すれば、新しいファイルをUPしたり修正したりすると自動で通知され、ファイルのバージョン管理も自動設定。メール送信やファイル探しの手間が省け、「ダウンロード不可」「指定したファイルだけ顧客限定で配信」「上司がファイルを承認した後、PDFに自動変換」など、用途に合わせて業務効率化できる･･･そんな都合のいいツールが？･･･あるんです。
それが、株式会社ソルクシーズのクラウド文書管理サービス【Fleekdrive】です。
「世界中のあらゆる場所を価値あるオフィスに変革」というコンセプトのとおり、インターネットがつながりさえすれば、どこでも利用可能。ファイルを格納する“スペース”と呼ばれる場所ごとにアクセス権限を設定できるなど、セキュリティは万全です。
外部のパートナーと情報共有をするとき、流出リスクをさけたい資料は、ブラウザ閲覧のみに制限する、スペースにURLを発行して、サイトページにアクセスする感覚でスペース内の資料を見られるようにする、など自在に情報を活用することができます。
さらに、【Fleekdrive】がユニークなのは、最大50人までがファイルを同時に編集できる「リアルタイムコラボレーション」という機能があるところです。
資料を共同で作りながらチャットができるので、海外にいるスタッフとミーティングしているうちにプレゼンテーション資料が完成…といった仕事の進め方も実現。メールでファイルを送り、修正して返送を繰り返すのと比較すると、業務のスピードアップがイメージできるのではないでしょうか。
こちらの作業が終わるまで手をつけないでほしいときは、同時編集を承認しなければいいだけです。それぞれの資料に「いいね！」やスタンプを挿入することもでき、一緒に仕事しているスタッフのリアクションがわかるのも【Fleekdrive】ならではです。
ファイルを通じたコミュニケーションは、共同作業に留まりません。それぞれの資料に星印で評価をつけられる「レーティング機能」もあり、顧客向けに配信した資料に採点をしてもらえば、どの資料の評判がよかったのかが把握でき、営業の際に参考にすることができます。
今までメールでやっていたことがすべて省力化でき、ミスやトラブルも撲滅。さらに共同作業やコミュニケーションまで可能で、見積書や起案書などの完成後に上司に送信して承認を受けるなどのワークフローを組み込むこともできます。
一番お手軽なプラン「Team」なら月額2500円（最低5名利用、ひとりあたり500円）で始められます。興味がある方は、【Fleekdrive】の公式サイトをご覧ください。
