ソルクシーズのファイルコラボレーションサービス【Cloud Shared Office ECM（クラウド・シェアード・オフィス ECM）】の活用事例シリーズ。「コンテンツ管理編 」「営業強化編 」に続く第3回は、多拠点での情報共有に活用している企業や、海外とのコミュニケーションをスムーズにしている企業にスポットを当てます。
システムエンジニアが顧客先に常駐しているA社は、社内のスタッフと派遣先のエンジニアがスムーズにコミュニケーションできなければ、顧客の課題を迅速に解決することができません。
数千人のエンジニアが抱えているタスクは千差万別で、オフィスの環境もさまざま。【Cloud Shared Office ECM for salesforce】を導入した狙いは、営業やデザイナーと企業常駐エンジニアのコミュニケーションを密にすることと、最新情報や成功事例などを全体で共有できるようにすること。
ECMを導入すると、インターネットさえ使えれば、常駐エンジニアがいつでも社内の情報を参照できたり、営業担当や社内スタッフが現場に足を運んでヒアリングする時間を節約できたりするのです。
導入当初は月間500件程度だった共有ファイルは、コミュニケーションが活発になるにつれて急増し、2年後には数万件がUPされるようになりました。共有された情報は、外出先や自宅からもチェックでき、ファイルの検索はスムーズ。
課題発生から提案までの時間が短縮され、成功事例は同じ業界の他顧客への提案に活用。情報密度の濃さは、チームワークの強化にもつながっており、現在は欠かせないインフラとなっています。
世界中に50社以上の関連会社を持ち、国連加盟国数と同等の190ヵ国以上に製品を販売しているB社は、各国で製品のサポートを行っているスタッフに、最新のマニュアルを配信する必要がありました。
ECMの機能で必要だったのは、「証跡管理」と「権限管理」。世界共通のサービスクオリティを保つためには、「証跡管理」によって情報が行き届いたかをチェックする必要があり、「マネージャー限定」「スタッフまで公開」などファイルごとに権限設定することによって、国・エリアごとのマネジメントがスムーズになります。
セキュアな環境が注目され、今後は社外のパートナーを巻き込んだ研究開発にもECMを活用する動きがあるとのこと。ECMの安全性、使いやすさ、機能の豊富さは、拠点が多い企業、多様な関係者が絡むプロジェクトから高い評価をいただいています。
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当社が提供するクラウドサービス「Cloud Shared Office」のサービス名称を2017/3/6より以下の通りに変更しました。
・Fleekdrive（フリークドライブ）
・Fleekform（フリークフォーム）
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