当社メンバーのライフハックの工夫について調査しているシリーズです。調査のきっかけについてはこちら。
今回は「メールとメッセージ」です。ビジネスツールとして避けては通れないものですね。
昨今ではメール（eメール）だけでなくチャット※ やショートメッセージ※ など、複数のコミュニケーションツールを使いこなして、コラボワークをする世の中になっています。
※チャット：ネットワーク回線を利用したリアルタイムのテキスト（文字）コミュニケーション。
※ショートメッセージ：各キャリアやアプリで提供している、短いテキストによるやりとり。
この記事では、「メールを使うときに心がけていること」を中心に紹介します。
●スタッフ業務 をしている グレイテル の場合。
（グレイテルが書いた記事はこちら）
彼女の仕事の特徴として「顧客より仕入れ先からのメールの方が多い」という点があります。
【工夫】
1：件名に特徴を出すようにしています。
（理由）似たような件名だと混乱するから。
2：検索しやすいキーワード（見積番号、注文番号等）を本文に盛り込むようにしています。
（理由）後からの問い合わせにすばやく対応できるから。
3：一つのメールに複数の用件は書かないようにしています。
（理由）返信が混乱したり、返信してもらえない用件が発生するから。
4：正確に伝わる言葉や表現を選ぶようにしています。
（理由）再確認など二度手間は効率的でないから。
5：差出人名（自分の名前）は【会社名 / (自分の名前の)漢字名】にしています。
（理由）ローマ字表記の差出人名は読み間違いの可能性があるから。そして、社名のほうが相手にわかりやすいと思うから。
グレイテルの工夫、いかがでしたか？
「件名に特徴を出す」という、業務の特徴（似たような作業が多い）ならではの工夫とか、
「社名のほうが相手にわかりやすい」という相手に配慮した工夫とか、社外の方とのやりとりが多い彼女ならでは、と感じました。
●採用業務 をしている おかん の場合。
（おかんが書いた記事はこちら）
【工夫】
6：件名の頭に【○○】をつけていることが多いです。取引先や学生さん相手の場合は【ソルクシーズ】、採用関連通知のときは【2016中途採用】、同じような件名が続く場合は【2016.04.05】など。
おかんもグレイテルの工夫1・5と似たような配慮をしているようです。
お二人のコメントを読んで
「“ライフハック“ってたんに自分の作業を早く終わらせる、ってことじゃなくて、一緒に仕事をするひとのことも考えてチームで効率的に仕事をするための工夫なんだな」、
と気づかされました。
次回は、SE業務 をしているReiji の工夫を紹介します。メール以外のコミュニケーションツールについても言及してもらう予定です。お楽しみに。
今回調査に協力してもらったメンバーが働いている【ソルクシーズ】はこんな会社です。
