2024年10月、ソルクシーズに新たなパートナーが加わりました。「SOLXYZ Assistant（ソルクシーズアシスタント）」は、LLMを活用した社内向けAIシステム。それぞれの部署で蓄積した情報や業務フローなどの資料を元にテキストチャットで質問することができるツールで、ナレッジ共有と業務効率化を目的として開発されました。
AIを活用した新たなツールは、日々の業務にどのような変化をもたらしたのでしょうか。今回は、「SOLXYZ Assistant」の特徴と立ち上げ時に想定していた効果を紹介するとともに、活用している社員と使っていない社員のリアルな声をお届けします。
「SOLXYZ Assistant」の最大の特徴は、「膨大なドキュメントから、適切な情報を共有できること」。社内システムの利用方法や社内規程に沿った事務手続きなどを集約し、社員が必要に応じて質問し、回答を得ています。
立ち上げ当初に活用が期待されていたのは、社内事務や社内システム関連の問い合わせ対応、ブレストの壁打ちパートナー、企画書のヒントなど。社内で使う書類に留まらず、クリエイティブな業務でもアイデアやヒントを得たり、考え方を整理したりするための材料を入手できます。
「業務効率化」「生産性向上」「ナレッジ共有」「新たな価値創造」といった狙いを実現すべくスタートした新たな仕組みを、社員たちはどのように使っているのでしょうか。社員へのヒアリングで寄せられた声から、活用状況を探ってみましょう。
それぞれのコメントをチェックしてみると、活用している社員の多くはヘビーユーザーで、使っていないのは「ChatGPT」に慣れた社員でした。
2大利用シーンは、「調べもの」と「文章の校閲」。調べものは、技術やシステムに関する情報より、「メールや外部に出す文書の言い回し」「契約書の構成」など、適切な表現のサンプルがほしいときに使うという声が目立っています。
「社内規程等について調べるときに利用します。どういう手続きが必要なのか、具体的な回答や、記載されている規程文書を探すために活用しています」
「丁寧かつ柔らかい謝罪表現を知りたくて、使ったことがあります」
「新しい形態のサービスを始めたり、新規の契約を結んだりすることが多いので、ヒントをもらうために使っています。具体的には『こういうことを始めるには、何から取りかかったらいい？』『契約書や稟議書に盛り込むべきことは？』といった質問をします」
業務に関連する情報がほしいという社員は、「社内のみでの情報活用という前提があるので、制約条件を気にせず使える」「前例や履歴がわかる」といったメリットを感じているようです。
「価格交渉をする際に考慮すべきことについて、調べました」
「契約書のブラッシュアップにも使っています。プロンプトで『読みやすく』などの条件を与えて、返ってきた文章がよければ採用します。クローズドの生成AIなので、データをそのままインプットできるのがいいですね」
「法令について教えてというと、段落分けしてわかりやすく教えてくれます」
文章のチェックは、主にメールです。重要なメールを送付するとき、誤った表現や矛盾がないように確認したり、丁寧な文面の言葉遣いをチェックしたりするときに使うという声がありました。
「文章校閲で、ほぼ毎日利用しています。役職のある方々にメールを送る際に、失礼がないようにするために活用することもあります」
「毎日、めちゃくちゃ使っています。送信時の文章と論理のチェックが大半です。もらったメールの趣旨がわかりにくいときの要約なども依頼しています」
「サービスに関するリリースの原稿作成時に使っています。もうひとこと入れたいな、という場合に追加する文章案を作ってもらいます。作成後の校正でも活用しています」
今や欠かせないツールという社員がいる一方で、使っていない社員にその理由を聞くと、「社内の情報を調べることが少ないので、使い慣れたChatGPTに戻りました」「ChatGPTとGoogle検索で済ませちゃっています」「業務上、社内規程には詳しいし、近くに総務の社員がいて、すぐ聞けるので…」といった声が返ってきました。
今回のアンケートの後で、「試しに使ってみたら、意外と便利だった」という社員もいるので、地道な啓蒙活動が必要なのかもしれません。「SOLXYZ Assistant」の利用度が高まり、社員同士のAI活用方法の情報交換が活発になれば、業務効率化を進めるプラットフォームとして、さらに利便性が高まっていくはずです。
今後は、活用事例の共有や社員からのフィードバックに基づいた機能改善、利用を促進するための広報が重要になってきます。社内の情報共有や業務効率化の意識の高まりとともに、「SOLXYZ Assistant」もバージョンアップし続けるでしょう。AIエージェント関連の新サービスが続々とリリースされているなかで、社内情報管理・共有のプラットフォームの進化にも注目しましょう。
