「外部パートナーとの情報共有をスムーズにしたい」「テレワーク・リモートワークで働く社員の業務の環境を整備したい」「情報漏洩リスクを減らしたい」…今回は、クラウドベースのオンラインストレージを導入したい企業の担当者に向けて、オンラインストレージサービスの選び方を【前編】【後編】に分けて紹介します。
【前編】のテーマは＜使いやすさ＞と＜業務効率化＞。【後編】では、＜セキュリティ＞の観点でチェックするポイントを解説します。主なニーズは、「外部からのアタック対策」「情報管理と漏洩リスクの撲滅」「重要なデータの紛失防止」といったところでしょう。
これらの条件を満たすために必須となる機能は、通信やデータの暗号化、各種認証機能、ウイルス対策、アクセス制限設定と証跡管理です。クラウドのファイル管理・共有サービスを利用したい理由のひとつは、セキュリティに関するコストの軽減でしょう。データ暗号化や、ファイルアップロード時の自動ウィルスチェックは大前提です。
情報セキュリティにおける監査をクリアするためには、ストレージのアクセスログをすべて取得する証跡管理も必須の機能です。運用の観点では、IPアドレス制限も必要でしょう。特定のアドレスに利用を許可する設定ができれば、「個人情報が記載されている資料は、出社しないと閲覧できない」といった管理が可能になります。
「Fleekdrive」は、セキュリティ関連の機能も充実しています。データ暗号化、ウイルス自動チェック、証跡管理はもちろん対応。「上司の承認がなければファイルを送信できない」という設定をしたり、フォルダごとにアクセスできるIPアドレスを制限することもできます。
加えて、「PDFセキュリティ」も使ってみるとよさがわかる機能です。PDFファイルをダウンロードする際に、「暗号化」「印刷禁止」「コピー＆ペースト不可」などと設定できるだけでなく、ダウンロードされたファイルに日時、ユーザID、テキストなどの透かし文字を入れることができます。ファイルの持ち出し履歴管理も、トラブル防止につながる機能です。
管理職にとっては、深夜や休日のファイル利用を通知してくれる「監査オプション」もありがたい機能なのではないでしょうか。「Fleekdrive」には、「テレワーク導入における情報管理」「契約書など重要書類の管理」「販売代理店など外部パートナーとのファイル共有」などのケースでセキュリティ要件をクリアした事例があります。
テレワークにおいては、自宅で閲覧させたくない機密情報についてはIPアドレスで制限。証跡管理と大量のダウンロードなどの不正アクセス検知も、リモートワーク運用で必要な機能です。ファイルの閲覧だけでなく、共同編集でチャットを使った時間もわかるので、労務管理にも活用できます。
重要書類の管理では、アクセス制限やダウンロード・持ち出し制御といった機能が注目されがちですが、「分散バックアップによるデータ消失リスク軽減」も重要なポイントです。
「Fleekdrive」は、お客様のファイルを物理的に離れた3拠点以上のハードディスクにコピー保管し、日次ベースでデータのバックアップをしており、不測の事態に対するリスクヘッジも強みのひとつです。
外部パートナーとのファイル共有においては、ファイルの閲覧制限によるメール誤送信トラブルの回避が喜ばれています。また、タグの活用や全文検索の利用を推進すれば、販売代理店や制作会社からの資料に関する問い合わせを減らせるでしょう。
以上、2回にわたってオンラインストレージサービスの選び方と、「Fleekdrive」の機能について紹介しました。導入後サポートのオプションをご利用いただければ、機能や活用法についての疑問をスムーズに解決できるようになります。興味がある方は、「Fleekdrive」の公式サイトで詳細をご確認ください。
