企業向けオンラインストレージサービス「Fleekdrive」の導入事例を、【前編】【後編】の2回にわたり紹介しています。
【後編】では、「セキュリティ体制の構築」「承認プロセスのデジタル化」を実現した企業様の導入事例を紹介します。ファイル共有の問題を改善したいとお考えの方は、ぜひ【前編】とあわせてご覧ください。
4つめの事例は、【大学生協事業連合】様の「セキュリティ体制構築」です。
大学生協事業連合 関西北陸地区は、阪神・京都・北陸の3つの事業連合が合併された生活協同組合連合。各大学生協の店舗で展開する商品・メニューの商品企画や、業者支払・給与支払の代行業務などを行っています。
職員の給与計算・支払代行、申込書の登録といった業務で発生するのが、職員や業者、会員となる学生に関する個人情報のやりとりです。
もともとは各大学生協間で紙媒体の郵送をしていたものの、事業連合合併に伴い組合員数が3万人から6万人に拡大したことで、紛失などの事故リスクが懸念されるようになりました。
そこで安全性を高めるべく採用されたのが、「Fleekdrive」を活用した個人情報データのやりとりです。
事務センターでは、学生の個人情報を登録後、各大学生協に返却する際に「Fleekdrive」を利用。履歴書のような機密性の高い情報は持ち出しを禁じたうえで、特定の社員だけに閲覧権限を付与しつつダウンロードできない設定にするなど、細かな共有設定を活かしたセキュアな管理を行ってます。
宣伝物の大容量データを保存できること、ライフサイクル設定により不要なデータが自動的に削除されることも導入の決め手だったそうです。検索性が高まり、業務効率化につながりました。
最後に紹介する事例は、日本最大手の空間プロデュース企業・株式会社乃村工藝社様のシンガポールの現地法人【NOMURA DESIGN AND ENGINEERING SINGAPORE PTE. LTD.】です。日本品質の空間想像活性化を世界に広めることを目標に、ASEAN諸国の各種施設におけるディスプレイの企画・設計・制作・運営管理を手がけています。
「ガバナンス強化の必要性を感じていた」と振り返るのは、2019年EVPに着任した芦田さん。
当時は申請業務が紙ベースで行われていたため、上長の不在時は承認が進まず、タイムラグや事後承認が発生することもあったといいます。経済成長の著しくビジネスの動きが活発なASEANでは、ルール遵守を徹底したうえで、スムーズな承認プロセスの構築が急務でした。
「Fleekdrive」導入の決め手となったのは、利便性の高いワークフロー機能です。
申請業務がデジタル化されると、上長がどこからでも承認できるようになり、プロセスの効率が上がりました。承認後の稟議は自動的にフォルダ移動となるため、ステータスも一目瞭然です。
フレキシブルな業務推進が可能になったことで、他社にはない付加価値を生むとともに、業務サービスに対する信頼感が上がりました。
案件の規模によって承認権限の異なるルートを作成することもでき、ルール遵守の徹底にもつながっています。
以上、「Fleekdrive」の導入事例を改善ポイント別にレポートしました。
「Fleekdrive」は、さまざまなビジネスニーズに応えた機能を搭載しており、動画活用、データの一元管理、業務効率化、セキュリティやガバナンスの強化などを実現できるツールです。今回紹介したもの以外にも豊富な事例があるので、導入後の効果について知りたい方は、ぜひ公式ホームページでチェックしてください。
Fleekdrive導入事例ページ：https://www.fleekdrive.com/case/
