ソルクシーズのファイルコラボレーションサービス【Cloud Shared Office ECM（クラウド・シェアード・オフィス ECM）】の活用事例をレポートするこの企画。
第1回の「コンテンツ管理編 」に続く今回は、営業の強化・効率化を実現したケースを紹介します。「情報共有がうまくいかない」「企画書やパンフレットにまつわるミス・トラブルが多い」「事務作業に手間がかかりすぎて、営業担当の残業が多い」といった課題を抱えている組織の方は、必見です。
例えばA社の課題は、「少数精鋭の営業組織で、いかに確実に多くの顧客を管理するか」。
ひとりあたりの顧客数が増えると、案内書、見積書、請求書などの書類が膨大となり、さらにクレーム対応も必要となれば、営業訪問にかけられる時間をたちまち圧迫します。
顧客とのやり取りの量と質を上げようとすると、事務作業の軽減・効率化が不可欠。ファイル管理画面が見やすいECMを導入すれば、最新のファイルを探す時間を削減でき、古いファイルを誤って使うトラブルを撲滅できます。
「ファイルの証跡（利用履歴）管理」機能が搭載されているので、データを紛失した際にもクイックに再生が可能。A社は営業員にタブレットを支給し、出先でさまざまな事務処理作業をスムーズに行えるようにすることで、デスクで紙の書類を処理する時間を大幅にカット。各自のセールスタイムを増やすことができました。
さらにA社では、【ECM for Salesforce】と【クラウド帳票システム】 を併せて導入。前者を活用することで、顧客や案件ごとに必要なファイルを管理できるようになり、後者の帳簿作成・出力機能で見積書や請求書の処理業務も効率化できました。
帳簿作成や管理を紙で行っていた会社が、いざデータをデジタル化しようとすると、従来のフォーマットを移行するだけで費用がかさんだりしますが、「クラウド帳票システム」は豊富なフォーマットのなかから選んで加工するだけ。今まで使っていたエクセルのファイルを取り込むこともできるので、手間もコストも抑えながら新しいワークフローをスタートできます。
業務負荷もトラブルも減った営業組織が、今まで以上に顧客の元に足を運べるようになったのはいうまでもありません。
提案営業が多く、営業に最新の専門知識が求められるB社は、「資料を探す手間の削減」「ナレッジ共有」に絞ってECMを導入しました。
決め手となったのは、検索性のよさに加えて、バージョン管理機能によって古いファイルを使ってしまうトラブルがなくなることと、セキュアな環境。
アクセス権限管理、証跡管理、モバイル端末ロックなどのさまざまな機能で、社外秘資料や個人情報漏えいなどの事故を防止できます。B社の営業担当が資料検索にかかる時間は短縮され、拠点間の情報や営業ナレッジの共有も促進されたそうです。
【Cloud Shared Office ECM（クラウド・シェアード・オフィス ECM）】における営業強化事例を具体的に知りたい方は、公式ページをご覧ください。さまざまな企業における実例が掲載されており、営業の生産性にお悩みの方が、課題を解決するためのヒントが満載です。
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当社が提供するクラウドサービス「Cloud Shared Office」のサービス名称を2017/3/6より以下の通りに変更しました。
・Fleekdrive（フリークドライブ）
・Fleekform（フリークフォーム）
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