「午後イチ、Zoomで」、、、コロナウイルスの感染拡大以降、急激にWeb会議が増えたという方が多いのではないでしょうか。
「定例会議のために、早起きしなくてよくなった」「話が脱線しなくなった気がする」など、仕事の効率UPを喜ぶ声がある一方で、「慣れない」「集中できない」とモヤモヤ感を訴える人も少なくないようです。
4月から在宅勤務となった企業の社員に、「Web会議になってから困ったこと」を挙げてもらうと、空気を読みづらいために感じる不安感や窮屈さが多いようです。
「会議の流れを見失ったとき、発言内容を確認するのが憚られる」「聞こえていないのか、スベったのかがわからない」「上司と部下が1対1で会話する状況が増え、緊張する」…。
なかには、「明らかに内職をしている人がいて、必死にプレゼンしている自分に虚しさを感じる（涙）」という声も。反応を気にしすぎてグダグダになり、ちょっとしたコミュ障状態に陥っている人もいます。
相手の参加意識を変えるのは難しいとしても、せめて自分のやりにくさや話しづらさは解消したいものです。テレワーク黎明期の「Web会議コミュ障」を改善する処方箋として、どんなものがあるかを列挙してみましょう。
例えば、最もありがちな「相手と話すタイミングがかぶってしまう」について。挙手機能のあるZoom以外で何とかしようとすると、自分の画面で目いっぱいアピールするアナログ挙手方式しかないのでしょうか。
手っ取り早い解決策は、「会話のルールを決めること」「会議の議長役を明確にすること」でしょう。
「話を終えるときは、“以上です”か、“いかがでしょうか”といった問いかけのいずれかを使う」「かぶったときは、議長が“山田さん、お願いします。伊藤さんは次ね”などと仕切る」と決めておくだけで、気まずさは軽くなるはずです。
テーマを見失う人のテンションが下がるのを回避したければ、議長役がマメにおさらいするのもいいでしょう。
話し始めるときに、「はい、田中です」と名前を添えたり、話が切れたタイミングで意識的に相槌を打ったりするのも効果的です。これらを続けていくうちに、ポジティブな姿勢や寛容な態度、協力的な言葉によって会議がやりやすくなることに気づくでしょう。
そうです。「Web会議におけるコミュニケーションを円滑にする方法」は、「会議室に集まって開催する会議を有意義なものにする方法」と何ら変わらないのです。
そこに行き着けば、会議の効果や効率を高めるための準備は、顔が見えにくいオンラインではより欠かせないものであることがわかります。
「参加者を必要最小限に絞る」「事前にアジェンダと所要時間、資料を共有し、参加者は目を通したうえで出席する」「アジェンダごとに話者とゴールを決めておく」「議長とタイムキーパーを明確にしておく」「画面共有などで、会議のメモを見える化する」。
それぞれが、賛成か反対かをはっきりさせて話を進めるのを習慣づけるのも効果的です。
「Web会議コミュ障」は、自分ひとりの力ではどうにもならないと開き直り、全体のルールや進め方と個々の姿勢によって解決していく方向に舵を切ってみましょう。
新型コロナウイルスの感染拡大に端を発したリモート会議の急激な浸透は、ニッポン全国で不満が渦巻いていた会議の作法を革命的に変えるに違いありません！…あれ？スベってます？ああ、失礼。締めの言葉を忘れてました。以上です。いかがでしょうか？
