ありとあらゆる領域で、クラウドサービスが増え続けている世の中です。
「紙の書類を減らそう」「チェックミスを撲滅しよう」「管理業務の工数を削減しよう」「業績の進捗がひと目でわかるようにしよう」と、業務効率化をめざして新しいシステムやクラウドサービスの導入を検討している会社も多いでしょう。
テンションが上がっているところに水を差すわけではありませんが、自社に合ったサービス選びは慎重に進めましょう。入れてみたけど、業務効率が上がらなかったという話も、実は少なくありません。
そしてそれらの多くは、サービスの質ではなく、担当者によるクラウドサービスの選び方に問題があるのです。
ありがちな失敗は、「コストにこだわりすぎて機能が不足していた」「ムダが多い業務フローを変えられなかった」「多機能にこだわりすぎて仕事を複雑にしてしまった」。
新システム導入にかかる費用と削減できる業務を比較して、メリットを算出しなければならないのに、サービス利用の絶対額にこだわりすぎて効果が薄くなってしまったというケースは、そもそもの課題認識やゴールの設定に問題があります。
業務フローを変えることなく、部分的に仕組みで解決しようとした際に、見落としがちなのは「サービス導入に伴って増える新しい業務」です。
「部分的な解決ありき」ではなく、全体のフローを見据えて複数の解決策を考えれば、「サービス費用は高くなっても、より効果が大きくなるプラン」に辿り着きやすくなります。
Web上で承認作業まで完結できるサービスを導入したのに、チェックシートや承認依頼書を紙とハンコで動かすフローを変えなかったために、業務効率化を図れなかった…などという話も「クラウドあるある」です。
従来のフローからの移行コストと変更する作業を、導入前に計算していなかったために、入れた後に混乱して元のやり方に戻したという失敗談も。
新しいサービスを利用する際には、現場への事前ヒアリングや講習会などの場を設定して、導入前後のトラブルやストレスを軽減する必要があります。
多機能サービスを入れたのに、現場がまったく使わず、よりコストがかかってしまったという事例もあります。
必要な機能・不要な機能の吟味に加えて、操作性や従来の業務との違いをチェックしておけば、「複雑すぎて使えない」「かえって時間がかかるようになった」といった残念な結果を回避することができるでしょう。
ここまで読んだ方は、お手元のカタログと稟議書を見直してみましょう。要らない機能、見落としていたフロー、移行プランや導入後のフォローアップ施策は万全ですか！？
システムは、活かすも殺すも組織次第。業務効率化を確実に進めるために、目的、改善ポイント、想定効果、移行計画を明確にして、無理のないプランを作成してくださいね！
ソルクシーズが提供しているクラウドサービス「Fleekdrive」のサイトでは、クラウドサービスの選定や導入プラン策定に役立つ「導入事例」をご紹介しています。
