いよいよ、2016年1月よりマイナンバー制度の運用が始まります。
行政の効率化、国民の利便性の向上、公平・公正な社会の実現をめざして導入されるマイナンバーは、個人が一生持ち続ける12ケタの番号です。
来年のスタートに向けて、国民にそれぞれのマイナンバーが通知されるのは、2015年10月からとなっています。
これにあたり企業は、厚生年金や健康保険、源泉徴収票や給与支払報告書などの書類にマイナンバーを記載する必要があるため、従業員の番号収集と管理、廃棄といった対応が発生します。
1月の運用スタートまで、あと半年。さほど時間はありません。10月のマイナンバー通知直後から、スムーズに社員の番号を収集できるようにするためには、どんな準備が必要なのでしょうか。
マイナンバー運用前の準備として、大きく3つのポイントがあります。「組織・体制の確立」「マイナンバー適用書類の整備・確認・修正」「マイナンバー収集・管理のための環境構築」です。
マイナンバーは、今まで以上にセンシティブな個人情報となるため、「特定個人情報の利用制限・安全管理措置・提供制限」という形で、従来の個人情報保護法よりも厳格なルールと制限が定められています。
このため、企業においては、「責任者」「事務担当取扱者」を定めて、従業員や外部委託企業などに対する監督、教育を行う体制を作らなくてはなりません。セキュリティに関する社内広報、注意喚起は、責任者を中心とした担当部署が行うことになります。
体制が決まったら、次に取り組むのは書類の見直しです。書類については、源泉徴収票や給与支払報告書、支払調書などの税金関連、厚生年金などの社会保障関連、防災関連と、それぞれに規定があってフォーマットが決まっています。
書類の規定に関しては、随時公表となるので、都度確認のうえ、社内のフォーマットに反映させなければなりません。
そして最後に必要なのは、マイナンバー収集と管理を安全かつ迅速に進めるための環境作りです。事務担当取扱者がいちばん大変なのは、ここでしょう。
情報セキュリティポリシーと運用ルールの設定、システム構築、実際の収集・管理と細心の注意が必要な業務が数多くあります。まだ対応に着手していない企業は、自社でシステム開発をするのか、効率よく業務が進められるサービスを導入するのかを検討しているところではないでしょうか。
株式会社ソルクシーズが提供している【マイコレキーパー】は、安全性、使いやすさ、利便性に優れた企業のマイナンバー対応を支援するサービスです。
社員ごとに配布されるセキュリティ万全の専用サイトからマイナンバーと必要書類を登録して、個人番号は漏えい防止のため暗号化して保管。免許証、健康保険証などの本人確認書類を画像でアップロードでき、操作は簡単・スムーズです。
10月からの番号収集・保管方法について目処が立ち、業務の負荷を軽くできれば、事務担当取扱者はルール作りや社内外への広報などの業務に安心して専念できます。今から設計を始めて、新規でシステム開発をするよりも、「マイコレキーパー」のような専門サービスを導入したほうが、安価かつスピーディに対応
できるケースが多いでしょう。興味がある方は、「マイコレキーパー」の紹介サイトをご確認ください。
次回から2回にわたり、「10分でわかるマイナンバー業務フロー」をお届けします。事務担当取扱者の方、関連部署の方は必見です。
