1年半がかりの「オフィス移転プロジェクト」に自ら飛び込んだSさん。快適なフリーアドレスのオフィスを実現するべく、意見を収集すると、さっそく難問にぶち当たりました。「業務上、大きなモニターが必要なんだよね」。
本当に必要なのか、何人が使うのか、フリーアドレスなのに備え付けにするのか…。
「そんなものは要らない。ノートPCがあればいい」「モニターがなくなるならフリーアドレス反対」。（あれ？フリーアドレスって前提条件じゃなかった？ →前編参照）。
Sさんは、モニターをデスクに据え付けにすると埃がたまるのが気になり、すべてが丸く収まる解決策はなかなか見つかりませんでした。
「オフィスをきれいに使いたい、必要な人に必要なだけ用意したい、要らないといっている人たちも受け入れられる仕様にしたいとあれこれ考え、アーム式・可動式のモニターを提案しました。
最少予算で実現するために、社内に既にあるものをすべて調べて費用とレイアウトを出し、これならいいと納得してもらいました」
Sさんの工夫は、オフィスのエリア設定やフリースペースの設計にも反映されています。通常業務エリアと集中業務エリアは、椅子の色で視覚的にわかるように整理。集中したい席は青で統一し、普段使うエリアのほうには楽しい雰囲気になるオレンジなどを導入しました。
「フリースペースの会社の見学は、勉強になりました。什器メーカーのデザイナーの方にもいろいろアイデアをいただき、具体的なプランを提示できたのがよかったと思います」
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執務エリアだけでなく、自動販売機やカウンター、ゴミ袋などが置かれているリフレッシュスペースも悩みどころでした。仕事をするエリアとの間に壁がなく、オフィスを歩くと見えるスペースだったため、「ゴミ袋をカウンターで隠す」「何をどこに捨てるのかをわかりやすくする」などの工夫が必要でした。
「女性社員が安心できるように、ポーチやサンダルなどを置けるミニロッカーを設置したり、喫煙者と非喫煙者でコートをかけるクローゼットを分けるなどの配慮もしました」
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コミュニケーションが大事と考えたＳさんは、ある時期からフリーアドレスといわないようにしていたそうです。「クリーンオフィス・クリーンデスク。見学させていただいた会社が、フリーアドレスという“仕組み・ルール”ではなく、「みんなできれいに使う」という“目指すべきオフィスの姿”を言葉にしていたのを参考にさせていただきました」。
多くの人が気持ちよく働けるオフィスをと願い、膨大な現状調査と要望ヒアリングに基づいて創り上げた新オフィスは、こうして出来上がりました。
しかし、「オフィス移転」はゴールではなくスタート。大事なのは、快適なオフィスであり続けることです。移転初日から、Ｓさんには新たなミッションが待っていたのでした。続きは【後編】で！
