早いもので、マイナンバー制度がスタートして1年が経ちました。中小企業においては、「マイナンバーの取得・保管と最低限の手続きしかしていない」「セキュリティには留意しているけれど、不安がないとはいえない」という経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、あらためてマイナンバー管理について、ルール、必要な体制、管理方法についておさらいしたいと思います。
事務取扱担当者を決め、マイナンバーを取得する目的を文書化して提示し、業務フローやマニュアルを作成…。制度施行前に大慌てで対応したものの、担当者と保管方法以外は万全とはいえない企業も多いと思われます。
そんな中小企業のみなさんのために、「マイナンバー安全管理に関する特例措置」の内容を確認しましょう。次の4項目に該当する企業は、マイナンバー管理の負荷を軽減できる特例を受けることができます。
1）従業員が100名以下
2）金融分野以外の民間事業者
3）個人情報取扱事業者ではない
4）個人番号利用実施者ではない
個人情報取扱事業者とは「5,000人以上の個人情報を保有している企業」、個人番号利用実施者は、平たくいえば「マイナンバーに関する業務を委託されている企業」です。これらの企業は特例措置を受けることはできません。
特例措置を受けられる中小企業は、以下の義務が軽減されます。
・マイナンバーに関する組織体制の整備
→「事務取扱担当者」と「責任者」がそれぞれいれば問題ありません。
・情報漏えい時の連絡体制構築
→責任ある立場の者への報告・連絡体制を決めておけばOKです。
・利用記録について
→システムログや利用実績の記録が求められていますが、取扱い履歴（紙媒体可）を残しておけば問題ありません。
・物理的および技術的な安全管理について
→紙で持ち出す場合は書類に封をして、データで持ち出す場合にはパスワードをかければOKです。データの暗号化は、できたらベターですが必須ではありません。技術面においては、情報ごとの細かいアクセス権限の設定は必須ではなく、情報を取扱う機器（パソコン等）を決め、利用者を限定すればいいことになっています。
これを知っているだけでも、企業の担当者はずいぶん業務の負担が軽くなります。
ただし、忘れてはいけないのは、特例措置は業務負荷を軽減する目的で策定されたものであり、「安全管理対策をしなくてもいい」「義務がない」わけではないことです。マイナンバーを扱うパソコンはのぞき見できないように設置し、データのセキュリティを万全にしなければならないのは、いうまでもありません。
現状の管理方法、セキュリティが不安だという方は、株式会社ソルクシーズの【マイコレキーパー】 を導入してみてはいかがでしょうか。
マイナンバー専用のクラウドサービスなので、セキュアな環境でデータを暗号化して保存。個人情報とマイナンバーは別々に保管され、データ流出事故があっても個人とマイナンバーを紐づけることはできません。
社員の直接入力方式でプライバシーは守られ、責任者や管理者の作業状況が記録されるので、トラブルがあった際の原因究明をしやすいのも魅力のひとつ。
マイコレキーパー法定帳票オプションを利用すれば、簡単にマイナンバーが記載された帳票を作れます。社員からマイナンバー管理の業務負荷を外し、本業に時間を取れるようになる仕組みを使わない手はありません。
興味がある方、詳細を知りたい方は、【マイコレキーパー】の公式サイトをご確認ください。
