「働き方改革」という言葉が話題になっている昨今、テレワークを導入する会社が増えつつあり、定例会議で仕事の進捗を確認していたマネージャーは、新しい業務管理方法に切り替える必要が出てきたようです。
社員の自宅での作業を認めている会社、多くの拠点に分かれて業務を進めている組織、外部パートナーと共同でプロジェクトを進める機会が多い方におすすめなのが、ソルクシーズのファイル共有サービス「Fleekdrive」です。
テレワークに「Fleekdrive」をおすすめする理由は、セキュアな環境でファイルを管理し、編集やダウンロードなどの権限を設定できること。さっそく、スタッフマネジメントに役立つ機能と活用法を紹介しましょう。
営業や制作など、ファイルをやりとりする業務が多い部署で最も使う機会がありそうなのが、アクセス権限設定です。IPアドレスで閲覧できるスペース※ を制限できるので、部外秘、社員限定などさまざまな設定が可能です。
（※スペース：一般的なシステムのフォルダ、ディレクトリにあたるもの）
内容の拡散を防ぎたいPDFファイルなら、ダウンロードの際に、ファイルのコピーや印刷、文字列のコピー＆ペーストを禁止することもできます。
作成したファイルをチェックして修正指示を出したい場合には、ファイルの格納場所を共有スペースとして設定し、「Fleekdrive」上で双方で開いて編集したり、ファイルチャットでコミュニケーションしながら完成させたりできるのが便利です。
ファイルを更新するとあらかじめ設定した関係者に自動で通知が送られ、メールを送る手間が省けるのも忙しいマネージャーにはうれしい機能です。
多くのメンバーで仕事の進捗状況を共有し、全体スケジュールをマネジメントしたい部署は、WBS※ を「Fleekdrive」上で管理し、更新時の通知があったタイミングでチェックするとスムーズです。
（※WBS：Work Breakdown Structure。プロジェクトを作業に分解した構成図）
さらに効率が上がるのが、「自動ワークフロー」です。メンバーが作ったファイルをマネージャーが承認すると、PDF変換と顧客への送信を自動で行う、などといった設定ができます。
「Fleekdrive」を使ってメールの送受信回数を減らし、必要なコミュニケーションだけに絞ってやりとりすれば、仕事の効率が劇的に上がります。
ファイルのバージョン管理ルールをあらかじめ決めておけるので、自動で旧バージョンを必要なだけ保存しておくことができ、最新のファイルがわからなくなることもありません。
検索機能はファイルの文字列まで参照することができ、それぞれのファイルにタグをつけて管理すれば以前に使ったものを探す時間を削減できます。
「Fleekdrive」で新しい業務管理を試してみませんか。30日間の無料トライアル をご用意しています。詳しい機能は公式サイトでご確認ください。
