リリース前の商品資料、社外秘の企画書、社内外のプロジェクトメンバーだけで共有したい資料、全国の関係者に常に最新情報を告知したい…。
プロジェクト管理者、宣伝・広報担当者、全国にパンフレットやツールなどを配信している営業推進部門のメンバーなど、情報管理をしなければならない方にとって、ミスやトラブルが起こらない運用は重要なテーマでしょう。
大半の組織は、業務フローやルールを決めて関係者にも共有しているのだと思われますが、最新の情報が伝わらなかったり、古いファイルが使われていたり、何かとうまくいかないことがあるのでは？
今回は、情報管理業務を効率化できない部署や、トラブルがなくならない部署にありがちな問題と、その原因・処方箋について紹介します。
1） 最新の資料がどこにあるのかわからない
これはよくある話で、いくつかの原因が考えられます。「ファイルやニュースを掲示しているイントラがわかりにくい」「古い資料が削除されず、残っている」「個別の情報の管理者の対応方法がまちまちで、忙しい人やずぼらな人が最新情報をアップデートしていない」など。
まずは全体の情報管理の責任者と監視者を明確にし、ルールどおりに運用されているかどうかをチェックすることが必要です。また、一定の条件を満たしたときに古い情報を削除し、通知する仕組みを導入すれば、管理者の業務負荷を軽減することができます。
2） 複数バージョンの資料が混在して出回っている
営業資料やパンフレットなど、古い情報を取引先やサービス利用者に提供してしまうと、大きなトラブルにつながることがあります。絶対に避けたい状況ですが、こういったことが放置されている部署は意外と多いのも事実です。
「部長と課長が把握しており、最新のファイルをメンバーに渡して説明しているから大丈夫」というのが、実は危険。できるマネージャーほど自分なりのクオリティにこだわりがちで、部署ごとにカスタマイズされた「隠れ最新情報」が使われ、他部署を混乱させることがあったりするものです。
情報管理と関係者広報の窓口を1本化し、組織の責任者の間で「情報共有・管理がなされないのは悪である」という文化を作らないと、どこかで大きなトラブルが発生してしまう可能性が高まります。
3）「部外秘」「関係者限」の情報が漏れてしまっている
さすがに社外秘となると徹底されるものの、関係者だけで共有したい情報が、知らず知らずのうちに外部に漏れてしまうケースは少なくありません。ありがちなのは、メールにファイルやリンクを添付して、多人数に共有しているもの。「〇〇さんも知っておいたほうがいいだろう」といった個別の判断でいつの間にかCCが増え、情報管理がなされなくなることがあります。
ルールの徹底やパスワード設定するだけでは不十分、情報管理の運用を厳格にしたいという方は、メールでの添付は不可とし、フォルダにアクセス権限を付与したり、関係者以外は修正や印刷ができないようにしたりするなど、仕組みで担保することを検討したほうがいいでしょう。
4）把握している部署としていない部署の差が激しい
情報共有に積極的な組織責任者と、各自にまかせきりの責任者が混在している組織では、このような問題が起こりがち。「ちゃんと伝えてください」と何度いっても変わるものではないことは、悩みを抱えたことがある方ならご存じでしょう。
必要な部署に、最新の情報を一斉配信するのは基本ですが、受け取る側の組織にも情報管理・共有責任者を置くというのも手かもしれません。人のやる気でクオリティが左右されてしまう業務については、責任の所在を明確にし、状況をできるだけオープンにすることと、複数の人間でチェックできる体制づくりが有効です。
5）情報漏えい・トラブルが起こったときに、原因や責任の所在がわからない
情報漏えいなんて、そんなに起こることではないと思う方もいらっしゃるかもしれませんが、「完成していないパンフレットを間違えて持っていってしまった」「今月からチラシが変わるのに、古いものを使いそうになった」というレベルなら、心当たりがある方もいるのではないでしょうか。
これらを撲滅したいと思っても、いつ誰が何をしたのかがわからないために、管理担当者が何となく謝って終わりにしているケースもあるでしょう。
誰が何をしたのか、いつ人が入ってきたのかが把握できれば、適切な対応をできるはずです。自社でシステムを作る際にも、外部のサービスを使う場合も履歴を残せるものを導入すれば、トラブルを減らしやすくなります。
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